Từ ngày 01/07/2026, khi Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC chính thức có hiệu lực, hóa đơn điện tử đã trở thành hình thức chứng từ bắt buộc và phổ biến nhất trong hoạt động kinh doanh. Cùng với việc lập và truyền dữ liệu, công tác lưu trữ hóa đơn điện tử đóng vai trò quan trọng nhằm bảo đảm giá trị pháp lý của chứng từ, phục vụ công tác kế toán, kê khai thuế và thanh tra, kiểm tra. Bài viết tổng hợp những nội dung cốt lõi về lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành.
1. Cơ sở pháp lý về lưu trữ hóa đơn điện tử
Việc lưu trữ hóa đơn điện tử được điều chỉnh bởi Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Thông tư 91/2026/TT-BTC và các quy định liên quan về kế toán, quản lý thuế. Theo đó, hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy và phải được lưu trữ theo đúng thời hạn, hình thức, bảo đảm tính toàn vẹn và khả năng truy xuất trong suốt thời gian lưu trữ.
Mục tiêu của quy định là bảo đảm dữ liệu hóa đơn luôn sẵn sàng để phục vụ công tác đối chiếu, thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế cũng như giải quyết các tranh chấp phát sinh giữa các bên liên quan.
2. Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử
Theo quy định của pháp luật về kế toán và quản lý thuế, thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử nói chung là 10 năm, tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm. Một số trường hợp đặc thù có thể phải lưu trữ lâu hơn theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Thời hạn này áp dụng đối với cả hóa đơn đầu ra (doanh nghiệp lập) và hóa đơn đầu vào (doanh nghiệp nhận). Việc không lưu trữ đủ thời hạn hoặc tự ý hủy dữ liệu trước thời hạn đều bị xem là vi phạm.
3. Hình thức và yêu cầu khi lưu trữ hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử được lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử và phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau:
- Tính toàn vẹn: Dữ liệu không bị chỉnh sửa, thay đổi nội dung. Chữ ký số đóng vai trò quan trọng trong việc xác thực tính toàn vẹn.
- Khả năng truy cập và đọc được: Dữ liệu phải được lưu trữ ở định dạng cho phép truy xuất và hiển thị đầy đủ nội dung khi cần (thường là XML kèm khả năng chuyển đổi sang dạng người đọc được).
- An toàn và bảo mật: Có biện pháp phòng chống mất mát, hư hỏng, truy cập trái phép và tấn công mạng.
- Sao lưu dự phòng: Doanh nghiệp phải thực hiện sao lưu định kỳ để phòng ngừa sự cố kỹ thuật.
Doanh nghiệp có thể tự lưu trữ trên hệ thống của mình hoặc sử dụng dịch vụ lưu trữ của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Dù lựa chọn hình thức nào, trách nhiệm cuối cùng vẫn thuộc về doanh nghiệp.
4. Trách nhiệm của doanh nghiệp trong lưu trữ hóa đơn điện tử
Đối với người bán (doanh nghiệp lập hóa đơn):
- Lưu trữ đầy đủ dữ liệu hóa đơn đã lập, bao gồm hóa đơn điều chỉnh, thay thế và hủy.
- Bảo đảm dữ liệu an toàn, toàn vẹn và có thể truy xuất trong suốt thời hạn quy định.
- Cung cấp dữ liệu khi cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
Đối với người mua (doanh nghiệp nhận hóa đơn):
- Lưu trữ hóa đơn đầu vào phục vụ kê khai, khấu trừ thuế và hạch toán kế toán.
- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn trước khi lưu trữ và sử dụng.
Khi doanh nghiệp thay đổi phần mềm, thay đổi nhà cung cấp dịch vụ hoặc thực hiện chia tách, sáp nhập, giải thể, vẫn phải bảo đảm việc bàn giao và lưu trữ dữ liệu được thực hiện đầy đủ, không làm mất mát thông tin.
5. Hậu quả của việc lưu trữ không đúng quy định
Việc không lưu trữ đầy đủ, không bảo đảm tính toàn vẹn hoặc không cung cấp được dữ liệu hóa đơn khi cơ quan thuế yêu cầu có thể dẫn đến nhiều hậu quả nghiêm trọng:
- Bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn, chứng từ.
- Không được chấp nhận hóa đơn để khấu trừ thuế GTGT, hoàn thuế hoặc tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.
- Bị ấn định thuế nếu không chứng minh được tính hợp pháp của giao dịch.
- Tăng nguy cơ bị xếp vào nhóm người nộp thuế rủi ro cao.
- Ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
6. Một số khuyến nghị thực tiễn
Để thực hiện tốt công tác lưu trữ hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nên:
- Xây dựng quy chế nội bộ về quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử.
- Lựa chọn giải pháp phần mềm hoặc nhà cung cấp dịch vụ có chức năng lưu trữ an toàn, sao lưu tự động và hỗ trợ xuất dữ liệu dễ dàng.
- Thực hiện sao lưu dữ liệu định kỳ và lưu trữ ở nhiều vị trí khác nhau.
- Phân quyền truy cập dữ liệu rõ ràng, chỉ cho phép người có thẩm quyền được xem và xuất dữ liệu.
- Định kỳ kiểm tra tính toàn vẹn và khả năng truy xuất của dữ liệu đã lưu trữ.
- Đào tạo nhân sự kế toán và bộ phận liên quan về trách nhiệm lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử.
Kết luận
Lưu trữ hóa đơn điện tử là trách nhiệm pháp lý quan trọng của mọi doanh nghiệp trong kỷ nguyên số hóa theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Việc lưu trữ đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, giảm thiểu rủi ro khi bị thanh tra, kiểm tra mà còn tạo nền tảng dữ liệu số phục vụ công tác quản trị và ra quyết định kinh doanh.
Doanh nghiệp cần chủ động xây dựng quy trình, đầu tư hạ tầng và nâng cao nhận thức của nhân sự để thực hiện tốt trách nhiệm này, góp phần bảo đảm hoạt động sản xuất, kinh doanh ổn định và minh bạch trong dài hạn.
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi