Quy định về đăng ký hóa đơn điện tử

Hiện nay vấn đề đăng ký hóa đơn điện tử đang trở nên cần thiết hơn bao giờ hết chỉ còn một thời gian ngắn nữa là việc sử dụng hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp và tổ chức cung cấp dịch vụ là bắt buộc. Vậy bạn đã biết cách để đăng ký hóa đơn điện tử chưa? Hãy cùng einvoice tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Hóa đơn điện tử ngày càng được sử dụng phổ biến và rộng rãi trong nhiều doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh tại Việt Nam hiện nay. Không chỉ mang lại nhiều lợi ích hơn cho doanh nghiệp trong các vấn đề liên quan đến hóa đơn và Thuế. Việc sử dụng hóa đơn điện tử còn là bắt buộc đối với doanh nghiệp trước ngày 1/11/2020 theo như Nghị định 119/2018/NĐ- CP của Chính Phủ

Điều kiện phát hành hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

Theo Khoản 2 Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC, người bán hàng hóa, dịch vụ khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng các điều kiện sau.

  • Là tổ chức doanh nghiệp cung cấp hàng hóa dịch vụ có sử dụng hóa đơn, chứng từ
  • Địa chỉ cụ thể, đường truyền tải mạng thông tin, máy tính đáp ứng yêu cầu khai thác hoá đơn điện tử.
  • Đội ngũ nhân viên được đào tạo để sử dụng HĐĐT, có kĩ năng xử lí các nghiệp vụ cơ bản của hóa đơn.
  • HĐĐT phải có chữ ký điện tử của nhà cung cấp theo đúng Quy định
  • Phần mềm quản lí bán hàng được kết nối trực tiếp với phần mềm quản lí kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn ĐT được tự động chuyển vào phần mềm quản lí tại thời điểm lập hoá đơn.
  • Đảm bảo quy trình sao lưu, khôi phục lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu

Hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử bao gồm:

  • Mẫu hóa đơn điện tử
  • Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử
  • Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử sẽ được gửi tới cơ quan Thuế bằng văn bản giấy/ văn bản điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của Cơ quan Thuế.

Các bước thực hiện đăng ký phát hành hóa đơn điện tử

Bước 1: Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

Tổ chức trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử phải ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan Thuế theo Mẫu số 1 Phụ lục Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử hoá đơn điện tử.

Bước 2: Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ cá nhân kinh doanh khởi tạo hóa đơn điện tử phải tiến hành lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Một số giấy tờ, hồ sơ liên quan đến thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng gồm có:

  • Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01, Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32) 
  • Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Mẫu (Mẫu số 02, Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32)
  • Hóa đơn mẫu (tự chuẩn bị hoặc được cung cấp bởi nhà cung ứng phần mềm hóa đơn điện tử)
  • Chi tiết hướng dẫn thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu tiên, doanh nghiệp tham khảo
  • Mẫu Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Bước 3: Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu

Doanh nghiệp cần ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu theo đúng định dạng gửi cho người mua đến cơ quan thuế theo đường điện tử.

Cả 3 thủ tục nêu trên doanh nghiệp gửi tới cơ quan Thuế thông qua cổng thông tin điện tử hoặc có thể in ra gửi tới cơ quan Thuế một lần duy nhất. Theo quy định của Thông tư số 37/2017/TT-BTC ngày 27/04/2017, nếu cơ quan Thuế không có phản hồi bằng văn bản về việc sử dụng hoá đơn điện tử của doanh nghiệp thì sau 2 ngày làm việc, doanh nghiệp mặc định được phép xuất hoá đơn điện tử 1 cách hợp pháp.

Trên đây là một số quy định về đăng kí sử dụng hóa đơn điện tử. E-invoice hi vọng đã giú bạn phần nào giải quyết được các vấn đề liên quan đến vấn đề này.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết.

Bài viết liên quan

Thêm bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *