Quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử đúng pháp luật

Tin tức

Lưu trữ hóa đơn điện tử có thể được coi là nghiệp vụ quan trọng đối với các Doanh nghiệp trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử. Vậy làm sao để có thể lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng với quy định của nhà nước và pháp luật. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn làm rõ hơn vấn đề này.

Quy định của pháp luật về lưu trữ hóa đơn điện tử DN nên biết

Căn cứ vào Khoản 1, Điều 11 của Thông tư 32/2011-TT-BTC của Bộ Tài Chính, người bán hàng và mua hàng khi sử dụng hóa đơn điện tử phục vụ mục đích ghi sổ Kế toán và lập các báo cáo tài chính cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử tuân theo các quy định của Luật Kế toán.

Trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử do đơn vị trung gian cung cấp thì đơn vị này cũng cần phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn và quy định nêu trên.

Trường hợp người bán, người mua là tổ chức Kế toán cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử bằng các vật mang tin. Điển hình như các công cụ: đĩa CD, DVD, đĩa flash USB,…

Điều kiện để lưu trữ hóa đơn điện tử 

Các điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử được thể hiện tại Thông tư 32/2011-TT-BTC. Đồng thời, hóa đơn điện tử vẫn cần đảm bảo tuân theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Nghị định số 51/2010/NĐ-CP:

  • Nội dung thể hiện trên hóa đơn điện tử phải đảm bảo tính chính xác, cung cấp đầy đủ thông tin để dễ dàng tra cứu, truy cập để lấy thông tin.
  • Hình thức, mẫu hóa đơn và nội dung hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp thực hiện lưu trữ phải khớp với hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp tạo lập và gửi đi.
  • Quá trình lưu trữ hóa đơn điện tử phải thực hiện theo trình tự chặt chẽ, thể hiện đầy đủ các thông tin về thời gian lưu trữ, chủ thể khởi tạo hóa đơn.
Điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật.

Điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật

Hướng dẫn bên mua lưu trữ hóa đơn điện tử hợp pháp

Đối với doanh nghiệp đóng vai trò là bên mua hàng, sau khi nhận được hóa đơn điện tử từ bên bán, nghiệp vụ lưu trữ thực hiện như sau:

  • Vì hóa đơn điện tử gồm ít nhất 2 file là file dữ liệu của hóa đơn ở dạng XML và bản thể hiện của hóa đơn điện tử ở dạng PDF. Doanh nghiệp có thể lưu trữ song song hai dạng này bằng các thiết bị điện tử như: USB, máy tính, ổ cứng di động,…
  • Trường hợp doanh nghiệp cần in ra giấy để thanh toán nội bộ, kẹp vào các bộ giấy tờ đề nghị thanh toán, kẹp chứng từ liên quan,… thì có thể in ra từ các file lưu trữ. 
  • Các file in ra từ bản thể hiện hóa đơn điện tử chỉ dùng để phục vụ cho các công việc nội bộ liên quan, không dùng để lưu trữ. 

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn, bảo mật nhất

Bên mua lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử như thế nào để đảm bảo các thông tin được bảo mật và an toàn tối đa nhất? Mặc dù bên mua thực hiện lưu trữ bằng các thiết bị mang tin, nhưng việc lưu trữ thủ công tồn tại rất nhiều rủi ro về rò rỉ và mất dữ liệu khiến doanh nghiệp lo ngại.

Bên mua có thể tra cứu trên trang web hóa đơn điện tử của bên bán. Tuy nhiên, khâu tra cứu và lưu trữ hóa đơn của bên mua phụ thuộc vào hệ thống lưu trữ hóa đơn điện tử của bên bán. Hay nói cách khác, phần mềm hóa đơn điện tử của bên bán phải đảm bảo lưu trữ dữ liệu tốt, chính xác và đảm bảo tính an toàn, bảo mật. Vì vậy, khá nhiều vấn đề khi lưu trữ hóa đơn điện tử được đặt ra:

  • Các thông tin hóa đơn, thông tin về doanh nghiệp có đảm bảo an toàn, không bị rò rỉ hay không?
  • Phần mềm hóa đơn điện tử của bên bán có đảm bảo lưu trữ được lượng lớn dữ liệu? 
  • Các thông tin trên hóa đơn có thể bị can thiệp, sửa đổi hay không?
  • Hóa đơn điện tử có thể bị làm giả mạo hay không?

Như vậy, bài viết trên đây đã tổng hợp lại những kiến thức cần thiết nhất về quy định lưu trữ hóa đơn điện tử. Hi vọng bài viết này sẽ bạn đọc phần nào giải quyết được các vấn đề mà bạn đang gặp phải trong quá trình triển khai và sử dụng hóa đơn điện tử

Nguồn: Bên mua lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào để đảm bảo an toàn nhất?

Tài Phạm

E-invoice là giải pháp hóa đơn điện tử tối ưu cho Doanh nghiệp

https://einvoice.vn/

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *