Nội dung mẫu quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

Để tiến hành chuyển đổi sang quản lý hóa đơn trên phần mềm, doanh nghiệp cần lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử để gửi kèm hồ sơ đăng ký với cơ quan thuế. Vậy nội dung mẫu quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gồm những gì? Hy vọng rằng bài viết sau sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.

1. Một số khái niệm về hóa đơn điện tử

Trước đây, theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 86/2020/TT-BTC, các doanh nghiệp bắt buộc phải áp dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/11/2020. Điều này đồng nghĩa rằng thời hạn sử dụng hóa đơn giấy phải chấm dứt muộn nhất vào ngày 31/10/2020.

Tuy nhiên, ngày 19/20/2020, khi Chính Phủ cho ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời hạn bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử và chấm dứt sử dụng hóa đơn giấy cũng có sự thay đổi.

Căn cứ vào Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời hạn bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử đã được chuyển từ ngày 01/11/2020 sang ngày 01/7/2022. Theo đó, các doanh nghiệp cũng phải chấm dứt sử dụng hóa đơn giấy muộn nhất từ ngày 30/6/2022.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

Để giải đáp những thắc mắc trên, bạn và doanh nghiệp có thể tham khảo Công văn số 48825/CT-TTHT, được Tổng cục Thuế ban hành ngày 24/06/2019, quy định về việc dùng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy.

Trong nội dung Công văn 48825/CT-TTHT, Tổng Cục Thuế khẳng định: Trong thời gian từ ngày 01/11/2018 – 31/10/2020 thì Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP của Chính Phủ quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ vẫn còn hiệu lực nên trong khoảng thời gian này, các đơn vị kinh doanh có thể được cùng lúc sử dụng nhiều hình thức hóa đơn khác nhau: Hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in. Trong đó, Nhà nước khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử.

Như vậy, với quy định như trên thì việc doanh nghiệp sử dụng song song cả hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy là hợp pháp.

Tuy nhiên, tại Khoản 2, Điều 59, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, mới ban hành gần đây nhất, Chính Phủ đã quy định sẽ tiếp tục duy trì hiệu lực thi hành của Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP đến ngày 30/06/2022. Thay đổi này đồng nghĩa rằng: Các doanh nghiệp được phép sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy đến hết ngày 30/06/2022.

>> Tham khảo: Tiêu thức nội dung trên hóa đơn đỏ.

2. Nội dung quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

Quyết định hóa đơn điện tử cần thể hiện được các nội dung quan trọng sau:

• Tên giải pháp hóa đơn điện tử: Phần mềm do đơn vị tự xây dựng hoặc được cung cấp bởi tổ chức trung gian.
• Tên hệ thống thiết bị hạ tầng sử dụng xuất hóa đơn điện tử: Hệ thống thiết bị máy tính đảm bảo đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử.
• Bộ phận kỹ thuật hoặc nhà cung cấp dịch vụ chịu trách nhiệm về kỹ thuật hóa đơn điện tử, phần mềm ứng dụng.
• Quy trình khởi tạo, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong nội bộ.
• Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong nội bộ tổ chức, gồm cả trách nhiệm của người thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Khung bố cục của một mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:

• Đơn vị chủ quản, tên doanh nghiệp.
• Quốc hiệu, tiêu ngữ.
• Thời gian, địa điểm lập quyết định.
• Nội dung quyết định: Như hướng dẫn ở mục 2.
• Trách nhiệm của một số bộ phận, cá nhân liên quan.
• Thời hạn có hiệu lực của quyết định.
• Chủ doanh nghiệp hoặc người đại diện hợp phát đóng dấu, ký tên xác nhận.

Kết luận

Ngoài ra, để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/