Hóa đơn điện tử sẽ được sử dụng bắt buộc đối với doanh nghiệp. Mẫu 04 kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP được sử dụng trong các trường hợp doanh nghiệp cần hủy hóa đơn điện tử. Cụ thể, theo Điều 10, Thông tư 68/2019/TT-BTC. Hy vọng rằng bài viết sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.
1. Phát hiện sai sót khi chưa gửi hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cho người mua
- Người bán lập Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã lập có sai sót, lập hóa đơn điện tử mới để ký số gửi cơ quan thuế cấp lại mã.
- Cơ quan thuế hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã nhưng xảy ra sai sót trên hệ thống.
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn được Tổng cục thuế cấp cho một mã xác thực và số xác thực riêng biệt được mã hóa, tạo và cung cấp bởi hệ thống xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế dựa trên thông tin hóa đơn của từng doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, trên một số mẫu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế còn có thêm mã vạch hai chiều QR. Với mã QR này, khách hàng nhận hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế có thể sử dụng điện thoại thông minh hoặc các loại thiết bị có khả năng đọc mã vạch để kiểm tra thông tin có trên hóa đơn nếu có tài khoản cấp bởi Tổng cục Thuế.
Nghị định 119/2018/NĐ-CP do Chính Phủ ban hành quy định rõ ràng doanh nghiệp cần chuyển đổi 100% sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/11/2020. Nghị định đã ban hành, thời hạn chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử không còn nhiều do vậy nhiều doanh nghiệp đã nhanh chóng sử dụng hóa đơn điện tử.
>> Tham khảo: Tờ khai điều chỉnh quyết toán thuế TNDN.
2. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua phát hiện sai sót
- Sai tên, địa chỉ, không sai mã số thuế: thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và thông báo với cơ quan thuế, sử dụng Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và không cần lập lại hóa đơn.
- Sai mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế, hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng:
- Hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót và người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.
- Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn…số hóa đơn…, ngày… tháng… năm”.
- Người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
Ngoài ra, để đẩy mạnh phủ sóng hóa đơn điện tử trên phạm vi cả nước, theo Khoản 1 Điều 13 Nghị định 119, Tổng cục Thuế đã xác định 5 nhóm đối tượng được cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không thu tiền như sau:
- Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội khó khăn, địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội đặc biệt khó khăn;
- Doanh nghiệp nhỏ và vừa khởi nghiệp sáng tạo theo quy định pháp luật và hộ, cá nhân kinh doanh chuyển đổi thành doanh nghiệp (trừ doanh nghiệp quy định tại điểm a khoản này) trong thời gian 12 tháng kể từ khi thành lập doanh nghiệp;
- Hộ, cá nhân kinh doanh. Riêng hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trước liền kề từ 03 (ba) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 (mười) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ theo quy định tại khoản 4 Điều 12 Nghị định này trong thời gian 12 tháng kể từ tháng áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này;
- Doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo đề nghị của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và quy định của Bộ Tài chính trừ doanh nghiệp hoạt động tại các khu kinh tế, khu công nghiệp, khu công nghệ cao;
- Các trường hợp khác cần thiết để khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử do Bộ Tài chính quyết định.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Quy định này được đón nhận và đánh giá là sẽ giúp lan tỏa hơn nữa, tăng số lượng các đơn vị, tổ chức sử dụng hóa đơn điện tử. Các đơn vị thuộc nhóm đối tượng được sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế không thu phí nêu trên có thể đến cơ quan thuế quản lý đơn vị của mình để được hỗ trợ. Tuy nhiên, đơn vị, tổ chức cũng nên chủ động tìm hiểu thông tin, quy định để nắm rõ và thực hiện đúng để hóa đơn điện tử hợp pháp.
3. Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử cấp mã có sai sót thì cần thực hiện
- Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 05 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.
- Trong thời gian 02 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế, người bán cần thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã bị sai sót.
- Người bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số/ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã, thay thế hóa đơn điện tử đã lập để gửi cho người mua.
Để sử dụng Mẫu số 04, kế toán cần xác định sai sót thuộc trường hợp nào căn cứ vào các tiêu chí sau:
- Thời điểm phát hiện sai sót trên hóa đơn: Trước khi gửi cho người mua hay sau khi gửi cho người mua?
- Nội dung sai sót trên hóa đơn: Hóa đơn có sai các thông tin quan trọng như mã số thuế, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa,… hay không?
- Đối tượng phát hiện sai sót: Người bán/người mua hay cơ quan thuế?
>> Tham khảo: Phương pháp tính thuế TNDN.
Kết luận
Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi