Việc sử dụng hóa đơn điện tử đang ngày càng phổ biến và được pháp luật khuyến khích để tăng tính minh bạch, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý thuế. Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp đều được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử. Có một số tình huống đặc biệt khiến doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân kinh doanh buộc phải ngừng sử dụng loại hóa đơn này. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, căn cứ pháp lý và hướng dẫn xử lý tình huống phù hợp.
1. Căn cứ pháp lý
Việc sử dụng và ngừng sử dụng hóa đơn điện tử được quy định chủ yếu tại:
- Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14;
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ;
- Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn một số điều của Nghị định 123.
>> Có thể bạn quan tâm: Quy định ký hiệu hóa đơn điện tử cập nhật 2025.
2. Các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử
2.1. Người nộp thuế chấm dứt hoạt động kinh doanh
Đây là trường hợp phổ biến nhất dẫn đến việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử. Khi doanh nghiệp giải thể, phá sản, ngừng kinh doanh có thời hạn hoặc tự nguyện chấm dứt hoạt động, việc sử dụng hóa đơn điện tử đương nhiên sẽ bị dừng lại. Cơ quan thuế sẽ thực hiện khóa mã số thuế và thông báo chấm dứt sử dụng hóa đơn.
2.2. Người nộp thuế bị cơ quan thuế cưỡng chế thuế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn
Khi người nộp thuế có dấu hiệu vi phạm pháp luật về thuế, như trốn thuế, nợ thuế kéo dài, sử dụng hóa đơn không hợp pháp… cơ quan thuế có quyền áp dụng biện pháp cưỡng chế. Một trong các biện pháp đó là yêu cầu ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã.
2.3. Người nộp thuế thay đổi thông tin không đáp ứng điều kiện tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử
Khi doanh nghiệp thay đổi một số thông tin trọng yếu như:
- Chuyển đổi loại hình doanh nghiệp;
- Thay đổi mô hình hoạt động (chuyển sang hộ kinh doanh cá thể);
- Không còn đáp ứng điều kiện hạ tầng công nghệ thông tin.
Trong những trường hợp này, nếu không còn phù hợp để sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần dừng lại và thông báo với cơ quan thuế.
>> Có thể bạn quan tâm: Từ 1/4/2025: Sàn thương mại điện tử nộp thuế thay người bán hàng trực tuyến.
2.4. Tạm ngừng kinh doanh có thời hạn
Theo quy định tại Điều 4, Nghị định 126/2020/NĐ-CP, khi doanh nghiệp đăng ký tạm ngừng kinh doanh, việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng sẽ tạm ngừng. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp vẫn phát sinh các hoạt động cần lập hóa đơn như thanh lý tài sản, thu hồi công nợ…, cần xin phép cơ quan thuế để sử dụng hóa đơn trở lại trong thời gian tạm ngừng.
2.5. Chuyển đổi hệ thống phần mềm hoặc nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn
Khi doanh nghiệp thay đổi phần mềm kế toán, hệ thống ERP hoặc thay đổi đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (T-VAN), có thể cần phải dừng tạm thời việc phát hành hóa đơn để cấu hình lại hệ thống. Trong thời gian này, việc sử dụng hóa đơn sẽ bị gián đoạn.
2.6. Lỗi kỹ thuật từ phía cơ quan thuế hoặc nhà cung cấp dịch vụ
Các lỗi như:
- Không kết nối được với hệ thống của Tổng cục Thuế;
- Lỗi hệ thống truyền nhận dữ liệu;
- Mất mã xác thực hóa đơn; … đều có thể dẫn đến việc ngừng phát hành hóa đơn tạm thời cho đến khi sự cố được khắc phục.
2.7. Chuyển đổi địa điểm kinh doanh sang địa phương khác
Khi doanh nghiệp chuyển trụ sở sang địa bàn khác dẫn đến thay đổi cơ quan quản lý thuế, cần tiến hành thông báo thay đổi và có thể tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử trong thời gian cập nhật thông tin.
3. Quy trình ngừng sử dụng hóa đơn điện tử
Tùy từng trường hợp mà quy trình có thể khác nhau, nhưng nhìn chung gồm các bước:
- Doanh nghiệp gửi thông báo ngừng sử dụng hóa đơn đến cơ quan thuế thông qua hệ thống điện tử.
- Cơ quan thuế tiếp nhận và xử lý hồ sơ, kiểm tra lý do ngừng sử dụng.
- Thông báo chấp thuận hoặc từ chối yêu cầu từ phía doanh nghiệp.
- Khóa mã hóa đơn hoặc hệ thống phát hành hóa đơn điện tử.
Lưu ý: Trong thời gian ngừng sử dụng, nếu doanh nghiệp vẫn phát hành hóa đơn thì sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định.
>> Có thể bạn quan tâm: Báo giá hóa đơn điện tử; Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.
4. Hệ quả pháp lý khi ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không đúng quy định
Một số hệ quả có thể xảy ra:
- Bị xử phạt hành chính từ 2 đến 10 triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP;
- Bị cưỡng chế thuế nếu phát hiện có gian lận;
- Không được công nhận hóa đơn phát hành sau thời điểm bị ngừng;
- Ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp trong quan hệ với đối tác, khách hàng.
5. Cách xử lý khi bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử
Nếu doanh nghiệp bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử do lý do khách quan hoặc chủ quan, cần:
- Liên hệ ngay với cơ quan thuế để làm rõ nguyên nhân;
- Khắc phục sai phạm nếu có (nộp thuế, điều chỉnh dữ liệu…);
- Gửi đề nghị khôi phục quyền sử dụng hóa đơn nếu vẫn có nhu cầu hoạt động;
- Chuyển sang sử dụng hóa đơn đặt in trong trường hợp đặc biệt và được cơ quan thuế chấp thuận.
>> Tham khảo: Biên bản hủy hóa đơn.
6. Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp
Để tránh bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nên:
- Tuân thủ đầy đủ quy định về kê khai, nộp thuế và hóa đơn;
- Thường xuyên rà soát hoạt động và hệ thống hóa đơn;
- Chủ động cập nhật các thay đổi về pháp luật thuế;
- Duy trì hệ thống hạ tầng kỹ thuật ổn định, nhất là phần mềm hóa đơn điện tử.
Kết luận
Việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ là thủ tục hành chính mà còn có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do vậy, việc hiểu rõ các trường hợp ngừng sử dụng, căn cứ pháp lý cũng như có kế hoạch ứng phó phù hợp là điều cần thiết. Trong bối cảnh chuyển đổi số toàn diện, doanh nghiệp càng cần chủ động hơn trong việc sử dụng công cụ hóa đơn điện tử một cách hiệu quả và đúng luật.
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi