Hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành công cụ quản lý thuế quan trọng tại Việt Nam, đặc biệt kể từ khi được áp dụng bắt buộc từ ngày 01/7/2022 theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được cập nhật qua Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/6/2025) và Thông tư 32/2025/TT-BTC. Trong các giao dịch liên quan đến hàng tiêu dùng nội bộ, hóa đơn điện tử đóng vai trò quan trọng trong việc minh bạch hóa chi phí, đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế và hỗ trợ quản lý nội bộ doanh nghiệp.
1. Hàng tiêu dùng nội bộ là gì?
Hàng tiêu dùng nội bộ được hiểu là hàng hóa, dịch vụ do doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh hoặc mua vào để sử dụng cho mục đích nội bộ, không nhằm mục đích bán ra thị trường. Theo Thông tư 39/2014/TT-BTC và các văn bản liên quan (được cập nhật trong Thông tư 32/2025/TT-BTC), hàng tiêu dùng nội bộ có thể bao gồm:
- Hàng hóa: Nguyên vật liệu, sản phẩm, công cụ dụng cụ được sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp (ví dụ: văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng, sản phẩm mẫu để thử nghiệm).
- Dịch vụ: Dịch vụ nội bộ như sửa chữa tài sản, dịch vụ ăn uống cho nhân viên, hoặc dịch vụ đào tạo nội bộ.
- Hàng biếu tặng không thu tiền: Ví dụ, quà tặng nhân viên hoặc tài trợ nội bộ.
Trong trường hợp này, việc lập hóa đơn điện tử cho hàng tiêu dùng nội bộ là yêu cầu bắt buộc để ghi nhận chi phí hợp lệ, hợp pháp, phục vụ khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) hoặc tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
2. Quy định pháp lý về hóa đơn điện tử với hàng tiêu dùng nội bộ
Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải được lập trong các trường hợp sử dụng hàng hóa, dịch vụ cho mục đích tiêu dùng nội bộ, bao gồm cả khi không có giao dịch thanh toán. Các quy định chính bao gồm:
- Bắt buộc lập hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp sử dụng hàng hóa, dịch vụ cho tiêu dùng nội bộ phải lập hóa đơn điện tử để ghi nhận giá trị giao dịch, ngay cả khi không phát sinh doanh thu (theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020).
- Thuế GTGT:
- Nếu doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ, hóa đơn điện tử GTGT được lập để kê khai thuế đầu vào và đầu ra.
- Nếu sử dụng phương pháp trực tiếp, lập hóa đơn điện tử bán hàng, không ghi thuế GTGT.
- Cập nhật 2025: Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, từ 01/6/2025, các doanh nghiệp bán lẻ trực tiếp (như siêu thị, nhà hàng) sử dụng hàng tiêu dùng nội bộ phải lập hóa đơn điện tử từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế, đảm bảo minh bạch dữ liệu.
- Xử lý sai sót: Nếu hóa đơn điện tử cho hàng tiêu dùng nội bộ có sai sót (ví dụ: sai thông tin, giá trị), doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo Điều 19 Nghị định 123/2020, được bổ sung chi tiết trong Thông tư 32/2025.
3. Cách lập hóa đơn điện tử cho hàng tiêu dùng nội bộ
Quy trình lập hóa đơn điện tử cho hàng tiêu dùng nội bộ tuân thủ các bước sau:
- Xác định mục đích sử dụng: Xác định hàng hóa/dịch vụ dùng cho nội bộ (ví dụ: nguyên liệu để sản xuất thử nghiệm, quà tặng nhân viên). Điều này giúp xác định loại hóa đơn (GTGT hay bán hàng).
- Chuẩn bị thông tin:
- Thông tin người bán: Tên, mã số thuế, địa chỉ của doanh nghiệp.
- Thông tin người mua: Trong trường hợp tiêu dùng nội bộ, người mua thường là chính doanh nghiệp (ghi cùng thông tin người bán).
- Nội dung hàng hóa/dịch vụ: Ghi rõ tên, số lượng, đơn giá, và giá trị (tính theo giá thị trường hoặc giá vốn nếu không có giao dịch thị trường).
- Thuế GTGT: Áp dụng thuế suất tương ứng (thường 10%, hoặc 0% nếu liên quan xuất khẩu).
- Lập hóa đơn điện tử:
- Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của nhà cung cấp được chứng nhận (Thái Sơn, Viettel, MISA).
- Định dạng chuẩn XML, đảm bảo có chữ ký số.
- Ghi chú rõ “Hàng hóa/dịch vụ sử dụng cho tiêu dùng nội bộ” để tránh nhầm lẫn.
- Chuyển dữ liệu: Gửi dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế qua hệ thống điện tử trong thời hạn quy định (thường trước ngày 7 của tháng sau).
- Lưu trữ: Lưu trữ hóa đơn điện tử dưới dạng điện tử trong ít nhất 10 năm (theo Luật Kế toán 2015).
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Hóa đơn VAT.
4. Nội dung hóa đơn điện tử cho hàng tiêu dùng nội bộ
Nội dung hóa đơn điện tử cho hàng tiêu dùng nội bộ phải tuân thủ Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bao gồm:
- Tên hóa đơn: Hóa đơn GTGT điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử.
- Ký hiệu và mẫu số: Theo chuẩn của Tổng cục Thuế (6 ký tự, ví dụ: 1C25TXXX).
- Thông tin doanh nghiệp: Tên, mã số thuế, địa chỉ (cả người bán và người mua, thường trùng nhau).
- Chi tiết hàng hóa/dịch vụ:
- Tên hàng hóa/dịch vụ (ví dụ: “Văn phòng phẩm dùng nội bộ”, “Nguyên liệu thử nghiệm”).
- Số lượng, đơn giá (tính theo giá trị hợp lý).
- Thuế suất GTGT (nếu áp dụng).
- Tổng số tiền: Bao gồm thuế (nếu có), ghi bằng số và chữ.
- Chữ ký số: Chữ ký điện tử của doanh nghiệp.
- Ghi chú: “Tiêu dùng nội bộ, không thu tiền” hoặc tương tự, để làm rõ mục đích.
>> Tham khảo: Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.
5. Lưu ý khi lập hóa đơn điện tử cho hàng tiêu dùng nội bộ
- Xác định giá trị hợp lý: Giá trị hàng hóa/dịch vụ tiêu dùng nội bộ phải được xác định theo giá thị trường hoặc giá vốn (theo Thông tư 78/2014/TT-BTC, được cập nhật trong Thông tư 32/2025). Điều này tránh việc kê khai sai, dẫn đến không được khấu trừ thuế.
- Kê khai thuế: Hóa đơn điện tử phải được kê khai vào bảng kê thuế đầu ra và đầu vào (nếu áp dụng khấu trừ), đảm bảo khớp với sổ sách kế toán.
- Thanh toán không dùng tiền mặt: Từ 01/7/2025, theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP, hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên phải thanh toán qua chuyển khoản để được khấu trừ thuế GTGT, kể cả tiêu dùng nội bộ (trừ một số trường hợp đặc thù).
- Xử lý sai sót: Nếu phát hiện sai sót (sai giá trị, thông tin), lập hóa đơn điện tử điều chỉnh/thay thế theo Điều 19 Nghị định 123/2020, cho phép điều chỉnh nhiều hóa đơn sai trong cùng tháng từ 01/6/2025.
- Kết nối cơ quan thuế: Dữ liệu hóa đơn điện tử phải được chuyển đến Tổng cục Thuế đúng hạn. Không chuyển dữ liệu là hành vi bị cấm (khoản 2 Điều 5 Nghị định 123/2020).
- Lưu trữ: Hóa đơn điện tử cần được lưu trữ điện tử trong 10 năm, đảm bảo tra cứu được khi cơ quan thuế yêu cầu.
>> Tham khảo: Tổng hợp quy định về thuế xuất nhập khẩu.
Kết luận
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi