Hóa đơn điện tử là hóa đơn được lập, truyền tải và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử, thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy truyền thống. Nội dung của hóa đơn điện tử không chỉ đảm bảo tính pháp lý mà còn đóng vai trò cốt lõi trong việc minh bạch hóa giao dịch, hỗ trợ kê khai thuế và thúc đẩy chuyển đổi số.
1. Nội dung bắt buộc của hóa đơn điện tử
Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, nội dung bắt buộc của hóa đơn điện tử bao gồm các thông tin sau, được trình bày theo định dạng chuẩn XML để truyền dữ liệu đến cơ quan thuế (CQT):
1.1. Thông tin về hóa đơn
- Tên loại hóa đơn: Ví dụ, hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), hóa đơn bán hàng, hoặc hóa đơn thương mại điện tử (HĐTMĐT).
- Ký hiệu mẫu số hóa đơn: Gồm 7 ký tự, phản ánh loại hóa đơn và năm sử dụng (ví dụ: 01GTKT3 cho hóa đơn GTGT năm 2025).
- Ký hiệu hóa đơn: Gồm 6 ký tự, bao gồm:
- Chữ cái đầu: C (có mã CQT) hoặc K (không có mã CQT).
- Hai ký tự tiếp theo: Năm sử dụng (ví dụ: 25 cho 2025).
- Ba ký tự cuối: Loại hóa đơn (ví dụ: A cho GTGT, TMĐT cho thương mại điện tử).
- Số hóa đơn: Được cấp tự động theo thứ tự tăng dần trong hệ thống.
>> Tham khảo: Hóa đơn đầu vào là gì?
1.2. Thông tin về người bán
- Tên tổ chức/cá nhân, mã số thuế, địa chỉ trụ sở hoặc địa điểm kinh doanh.
- Số điện thoại, email liên hệ (không bắt buộc nhưng khuyến khích).
- Điểm mới từ 01/07/2025: Địa chỉ trên hóa đơn điện tử phải cập nhật theo địa giới hành chính mới theo Nghị quyết 202/2025/QH15 về sáp nhập tỉnh/huyện/xã.
1.3. Thông tin về người mua
- Tên, mã số thuế, địa chỉ của người mua (nếu có).
- Đối với người mua không phải tổ chức kinh doanh (ví dụ: cá nhân), có thể ghi “Khách hàng không lấy hóa đơn” hoặc để trống nếu không yêu cầu.
- Đối với giao dịch thương mại điện tử xuyên biên giới, thông tin người mua có thể bao gồm mã định danh quốc tế (nếu không có mã số thuế Việt Nam).
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Hóa đơn VAT.
1.4. Thông tin hàng hóa/dịch vụ
- Tên hàng hóa/dịch vụ, mã hàng hóa (nếu có), đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
- Thành tiền (chưa có thuế GTGT), thuế suất GTGT, tổng số tiền thuế, và tổng số tiền thanh toán.
- Ghi chú bổ sung (nếu cần): Ví dụ, thông tin khuyến mãi, chiết khấu, hoặc điều kiện thanh toán.
1.5. Thông tin thuế và thanh toán
- Thuế suất GTGT (0%, 5%, 8%, hoặc 10%, tùy theo hàng hóa/dịch vụ).
- Tổng giá trị thanh toán (bao gồm thuế GTGT).
- Lưu ý: Hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên phải thanh toán qua chuyển khoản để được khấu trừ thuế GTGT, trừ một số trường hợp đặc thù.
1.6. Chữ ký số và mã của CQT
- Chữ ký số: Bắt buộc đối với hóa đơn điện tử có mã của CQT, đảm bảo tính xác thực và pháp lý.
- Mã của CQT: Được cấp tự động cho hóa đơn điện tử có mã, hoặc để trống nếu là hóa đơn không có mã.
- Đối với HĐTMĐT, nhà cung cấp nước ngoài có thể sử dụng chữ ký số quốc tế được công nhận.
>> Tham khảo: Cục Thuế giới thiệu Sổ tay điện tử tích hợp AI hỗ trợ người nộp thuế.
1.7. Thông tin bổ sung (tùy trường hợp)
- Mã giao dịch, mã QR để tra cứu hóa đơn.
- Thời điểm lập hóa đơn (theo quy định tại khoản 4 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, ví dụ: ngay khi hoàn thành giao dịch hoặc ngày làm việc tiếp theo đối với xuất khẩu).
- Ghi chú về hóa đơn điều chỉnh/thay thế (nếu có).
2. Quy định mới về nội dung hóa đơn điện tử từ năm 2025
Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC bổ sung một số yêu cầu mới về nội dung hóa đơn điện tử, bao gồm:
- Hóa đơn thương mại điện tử (HĐTMĐT): Bao gồm thông tin giao dịch xuyên biên giới, mã định danh quốc tế cho nhà cung cấp nước ngoài, và ký hiệu riêng (ví dụ: C25TMĐT).
- Hóa đơn từ máy tính tiền: Nội dung tương tự hóa đơn điện tử thông thường nhưng tự động truyền dữ liệu tức thời đến CQT, áp dụng cho các lĩnh vực bán lẻ như siêu thị, nhà hàng, vận tải hành khách.
- Xử lý sai sót: Hóa đơn sai sót phải ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn số… ký hiệu…” hoặc “Thay thế cho hóa đơn số… ký hiệu…”. Điểm mới là cho phép lập một hóa đơn điều chỉnh cho nhiều hóa đơn sai trong cùng tháng.
- Cập nhật địa chỉ: Từ 01/07/2025, địa chỉ trên hóa đơn điện tử phải phản ánh đơn vị hành chính mới sau sáp nhập theo Nghị quyết 202/2025/QH15.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
3. Tầm quan trọng của nội dung hóa đơn điện tử
3.1. Đảm bảo tính pháp lý
Nội dung hóa đơn điện tử đầy đủ, đúng quy định là cơ sở để CQT công nhận giá trị pháp lý, hỗ trợ kê khai, khấu trừ thuế GTGT, và giải quyết tranh chấp thương mại.
3.2. Minh bạch hóa giao dịch
Thông tin chi tiết về người bán, người mua, và hàng hóa/dịch vụ giúp CQT giám sát giao dịch theo thời gian thực, giảm gian lận thuế và trốn thuế.
3.3. Hỗ trợ chuyển đổi số
Nội dung hóa đơn điện tử được chuẩn hóa theo định dạng XML, tích hợp với các hệ thống kế toán, ERP, và nền tảng thương mại điện tử, góp phần xây dựng hệ sinh thái kinh doanh số.
3.4. Tăng cường hiệu quả quản lý
Dữ liệu từ hóa đơn điện tử cung cấp nguồn dữ liệu lớn (big data) để CQT phân tích, dự báo doanh thu thuế, và phát hiện bất thường trong giao dịch.
>> Tham khảo: Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.
4. Lợi ích của việc đảm bảo nội dung hóa đơn điện tử chính xác
- Đối với doanh nghiệp: Giảm thời gian lập hóa đơn, tránh sai sót thủ công, và tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ (lên đến 70% so với hóa đơn giấy). Nội dung chuẩn hóa giúp tích hợp dễ dàng với phần mềm kế toán và quản lý doanh nghiệp.
- Đối với cơ quan thuế: Dữ liệu hóa đơn điện tử truyền trực tiếp qua cổng iHTKK, hỗ trợ tự động hóa kê khai và kiểm tra thuế, giảm công việc thủ công.
- Đối với người tiêu dùng: Hóa đơn điện tử dễ dàng tra cứu qua mã QR, email, hoặc ứng dụng, tăng tiện lợi và minh bạch. Từ năm 2025, chương trình khuyến khích lấy hóa đơn điện tử được triển khai với ưu đãi từ ngân sách nhà nước.
Kết luận
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi