Khi nào không cần tiêu thức chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Chữ ký số được hiểu là một dạng của chữ ký điện tử. Thiết bị này được tạo ra dựa trên công nghệ mã hóa công khai, giúp mã hóa tất cả các dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp nào đó nhằm xác thực tính toàn vẹn và chủ thể của file dữ liệu, thông tin được gửi và thường thường được sử dụng trong các giao dịch điện tử qua mạng Internet. Vậy trong trương fhopwj nào doanh nghiệp không cần sử dụng tiêu thức chữ ký số trên hóa đơn điện tử?

1. Tiêu thức chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Trên hóa đơn điện tử, chữ ký số được mặc định là một tiêu thức bắt buộc, không thể không có để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp cho hóa đơn điện tử khi lập xuất.

Tại điểm đ, Khoản 1, Điều 3 của Thông tư số 68/2019/TT-BTC về nội dung hóa đơn điện tử, Bộ tài chính đã quy định về tiêu thức chữ ký số, chữ ký điện tử được thể hiện trên hóa đơn điện tử với bên bán và bên mua như sau:

– Nếu bên bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của bên bán trên hóa đơn chính là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức. Nếu người bán chỉ là cá nhân thì sẽ phải sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.

– Nếu bên mua là cơ sở kinh doanh, hai bên bán mua có thỏa thuận về việc bên mua phải ký chữ ký số thì trên hóa đơn điện tử bắt buộc phải có chữ ký số, chữ ký điện tử của bên mua.

– Nếu bên bán và bên mua thuộc trường hợp không nhất thiết phải có chữ ký số, chữ ký điện tử, cả 2 bên không thỏa thuận về việc bắt buộc phải ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử thì hai bên sẽ tuân thủ đúng theo đúng quy định tại Khoản 3, Điều 3 của Thông tư số 68/2019/TT-BTC.

Đối với chứng từ kế toán chuyển đổi từ hóa đơn điện tử, để đảm bảo tính pháp lý cho hóa đơn được điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy thì bản hóa đơn chuyển đổi phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Hóa đơn chuyển đổi phải phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
• Hóa đơn điện tử phải có ký hiệu xác nhận đã được chuyển đổi, phải được ghi rõ là “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”.
• Hóa đơn chuyển đổi phải có chữ ký người chuyển đổi trên hóa đơn điện tử và họ tên đầy đủ.

Như vậy, theo quy định trên, khi tiến hành chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy thì chỉ cần tới tiêu thức chữ ký của người tiến hành chuyển đổi lên hóa đơn giấy chứ không cần tới ký chữ ký số để chứng minh hóa đơn điện tử đó đã được chuyển đổi. Tiêu thức chữ ký số là không cần có với hóa đơn chuyển đổi.

>>Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Không cần tiêu thức chữ ký số trong trường hợp nào?

Hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì tiêu thức không bắt buộc gồm có:

• Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua;
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng.

Hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ thì không bắt buộc:

• Chữ ký điện tử, chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã);
• Tiêu thức của người mua, thuế suất thuế giá trị gia tăng.

Với tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá thì tiêu thức không bắt buộc gồm: đơn vị tính và số lượng đơn giá.

Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử thì tiêu thức không bắt buộc gồm:

• Ký hiệu hóa đơn,
• Ký hiệu mẫu hóa đơn,
• Số thứ tự hóa đơn,
• Thuế suất thuế giá trị gia tăng,
• Mã số thuế, địa chỉ người mua,
• Chữ ký số,
• Chữ ký điện tử của người bán.

Hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt; hoạt động xây nhà để bán có thu tiền theo tiến độ theo hợp đồng thì một số tiêu thức không bắt buộc gồm: đơn vị tính, số lượng đơn giá.

>> Tham khảo: Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử.

Trong trường hợp hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế, tiêu thức không bắt buộc gồm:

• Ký hiệu hóa đơn,
• Ký hiệu mẫu hóa đơn,
• Tên địa chỉ,
• Mã số thuế của người mua,
• Chữ ký điện tử của người mua,
• Đơn vị tính,
• Số lượng,
• Đơn giá.

Kết luận

Mọi thắc mắc về cách in file định dạng XML hay muốn được  tư vấn thêm về giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice phổ biến nhất hiện hoàn toàn miễn phí, bạn vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/