Hướng dẫn kê khai nội dung bắt buộc của hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP

Sau Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC, Thông tư 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài Chính thì Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ đã quy định lại những nội dung bắt buộc của hóa đơn điện tử, Về cơ bản các thông tin chính đều tương tư nhau, tuy nhiên, Nghị định có đề cập rõ hơn trong một vài nội dung. Để hướng dẫn thêm rõ ràng, dễ hiểu, người viết sẽ lấy minh họa trên phần mềm E-Invoice, các phần mềm hóa đơn điện tử khác có thể thực hiện tương tự.

1.Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn

Bạn muốn phát hành một hóa đơn thì nội dung bắt buộc đầu tiên trong hóa đơn điện tử là tên, ký hiệu, số. Trong 3 bản Thông tư 32, 39 và 153 đều có quy định rõ ràng như sau:_ Tên hóa đơn: 

Về cơ bản cách đặt tên hóa đơn điện tử cũng tương tự như hóa đơn giấy. Trong mục tên hóa đơn sẽ có những lựa chọn doanh nghiệp thường hay dùng để giúp kế toán làm việc nhanh hơn. Phần tên này người dùng phần mềm có thể thêm hoặc đổi tên theo tập quán kinh doanh của công ty.

Chỉnh sửa nội dung bắt buộc của hóa đơn điện tử trên phần mềm E-Invoice

Ví dụ: 

  • Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn đơn thuần, tên hóa đơn sẽ chỉ đơn giản là HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG
  • Nếu doanh nghiệp kết hợp hóa đơn với chứng từ kế toán thì thêm lựa chọn HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG (PHIẾU THU TIỀN), ….
  • Nếu doanh nghiệp xuất hóa đơn xuất khẩu thì tùy vào tập quán thương mại mà có tên HÓA ĐƠN XUẤT KHẨU, INVOICE, COMMERCIAL INVOICE…

Phần thêm và chỉnh sửa tên hóa đơn trong phần mềm E-Invoice ở ngay trong phần chọn mẫu hóa đơn. Bạn vào phần chọn mẫu, ấn nút chỉnh sửa nếu muốn thay đổi tên hiển thị và ấn nút thêm nếu muốn thêm mẫu hóa đơn. 

_ Ký hiệu hóa đơn:

Ký hiệu trong nội dung bắt buộc của hóa đơn điện tử sẽ thêm ký tự CTM đối với máy tính tiền. 

Ví dụ: CM/MTT19L

  • CM: Hóa đơn có mã của cơ quan thuế (Hóa đơn không có mã thì dùng ký hiệu KM)
  • MTT: Máy tính tiền
  • 19: Đuôi của năm phát hành hóa đơn – Năm 2019
  • L: Ký tự phân biệt hóa đơn do ai cấp, sử dụng
Các loại hóa đơn điện tử

_ Ký hiệu mẫu số hóa đơn:

Về cơ bản, mẫu số hóa đơn có 11 ký tự, cách viết tương tự như hóa đơn giấy thường lập. Kế toán viết mẫu số hóa đơn như nào thì khi kê khai hóa đơn điện tử viết như vậy.

Ví dụ: 01GTKT0/013

  • 01GTKT: Hóa đơn giá trị gia tăng
  • 0: Không có liên
  • 013: Số thứ tự hóa đơn trong mẫu của doanh nghiệp

_ Số hóa đơn: Số thứ tự hóa đơn, có độ dài là 7 ký tự. Kế toán điền tương tự như hóa đơn giấy.

Đối với ký hiệu hóa đơn, mẫu số hóa đơn hay số hóa đơn, bạn kê khai trên phần mềm E-Invoice tương tự như khi viết hóa đơn giấy. Mục này không có sự thay đổi giữa 2 hình thức kê khai.

2. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

Các thông tin chi tiết của doanh nghiệp bạn không phải điền khi xuất hóa đơn điện tử vì khi tạo lập tài khoản, các thông tin này đã điền rồi. Các hóa đơn sau chỉ kế thừa từ thông tin cơ bản ban đầu, tiết kiệm thời gian cho kế toán.

Chỉ cần lưu mã đơn vị, các thông tin của người mua sẽ được sử dụng lại cho các lần sau

3. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế)

Bên cạnh nội dung bắt buộc của hóa đơn điện tử mà Nghị định 119 yêu cầu (Tên, địa chỉ, mã số thuế), trong phần mềm E-Invoice còn có rất nhiều ô thông tin khác như: 

  • Mã đơn vị
  • Mã số thuế
  • Tên người mua, tên Công ty mua hàng
  • Email, số điện thoại người mua
  • Số tài khoản, tên ngân hàng
  • Địa chỉ của người mua

Để tối ưu thời gian cho người dùng, phần mềm E-Invoice hỗ trợ lưu thông tin khách hàng đã từng nhận hóa đơn điện tử của doanh nghiệp. Như vậy, bạn chỉ điền thông tin một lần là có thể sử dụng về sau.

4. Thông tin đơn hàng

Trong Nghị định 119 đã nêu rõ những chỉ số bạn cần phải có trong hóa đơn là:

  • Tên/ mã hàng hóa
  • Đơn vị tính
  • Số lượng hàng hóa
  • Đơn giá trên từng sản phẩm/ dịch vụ
  • Tổng tiền hàng khi chưa có thuế
  • Thuế suất giá trị gia tăng
  • Tổng tiền thuế
  • Tổng tiền hàng khi có thuế (Nếu dùng hóa đơn giá trị gia tăng)

Trong E-Invoice, các thông tin này đều được lưu trữ trong hệ thống của doanh nghiệp. Nếu bạn đã từng phát sinh giao dịch, thông tin giao dịch trước giống thông tin giao dịch sau có thể sử dụng lại. 

Thông tin đơn hàng, thuế suất, tổng đơn là nội dung bắt buộc của hóa đơn điện tử

5. Tổng số tiền thanh toán

Theo quy định của Bộ Tài Chính, Thuế thì hóa đơn phải ghi rõ đơn vị tiền tệ là VND, USD, KRW, CNY, … Sau đó ghi tiền hàng/ dịch vụ bằng cả chữ và số. Trong E-Invoice, bạn chỉ cần gõ số, phần chữ phần mềm sẽ tự động cập nhật. Bạn chỉ cần kiểm tra lại xem đã đúng chưa, tránh gõ nhầm số khiến hóa đơn bị sai.

6. Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán

Phần chữ ký số của doanh nghiệp sẽ phải đăng ký trước hoặc trong lúc khởi động phần mềm hóa đơn điện tử. Phần này doanh nghiệp đã có thì bạn sử dụng như bình thường.

7. Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có)

Trong trường hợp người mua cũng có chữ ký số thì hóa đơn phải có cả 2 chữ ký trước khi gửi lên cơ quan thuế. 

8. Thời điểm lập hóa đơn điện tử

Một trong những nội dung bắt buộc của hóa đơn điện tử là kế toán phải ghi rõ thời điểm lập hóa đơn. Khi quyết toán thuế sẽ tính theo thời điểm lập, không tính theo thời điểm ký số như nhiều người vẫn lầm tưởng.

9. Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Nếu doanh nghiệp của bạn có đăng ký mã của cơ quan thuế thì điền mục này, nếu không có thì không phải điền. Phần ký hiệu hóa đơn có mã là CM, không có mã là KM. 2 mục này khi làm hóa đơn phải có sự thống nhất với nhau.

Nhìn chung, nội dung bắt buộc của hóa đơn điện tử không nhiều, các thông tin tương đối giống hóa đơn giấy, giao diện kê khai của phần mềm hóa đơn điện tử hiện nay tương đối dễ sử dụng. Bạn chỉ cần thực hành với 1 hóa đơn đầu tiên là có thể làm quen với loại hình hóa đơn số này.

Bài viết liên quan

Thêm bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *