Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn bị sai thông tin

Tin tức

Không phải tất cả trường hợp hóa đơn bị sai thông tin đều có cách xử lý giống nhau. Kế toán phải dựa vào từng lỗi sai mà có cách khắc phục theo đúng quy định được ban hành.

Hóa đơn sai sót chưa gửi đến người mua

Đối với những hóa đơn bị sai duy nhất thông tin của người mua như tên công ty, địa chỉ, số liên hệ thì kế toán chỉ cần lập biên bản điều chỉnh đính kèm, không cần lập hóa đơn điều chỉnh. (Theo khoản 7, điều 3, Thông tư 26/2015/TT-BTC)

Trong trường hợp hóa đơn bị sai những thông tin liên quan đến mã số thuế của người mua, mã đơn hàng, số lượng hàng hóa, % thuế thì người mua phải thông báo đến cơ quan thuế theo mẫu 04 đính kèm Nghị định 119/2018/NĐ- CP. 

Tuy nhiên, hiện nay vẫn chưa có văn bản hướng dẫn nào liên quan đến cách nộp mẫu 04 này lên cơ quan thuế theo hình thức nào, nộp ở đâu, cơ quan thuế trả lời như nào nên doanh nghiệp vẫn có thể thực hiện hóa đơn thay thế theo Thông tư 39/2014/TT-BTC. Hiện nay có rất nhiều cơ quan thuế vẫn chấp nhận cách xử lý. 

Trong các phần mềm hóa đơn điện tử hiện nay, đều có chức năng tạo hóa đơn thay thế ở mục “Quản lý hóa đơn”. Kế toán thực hiện thao tác thay thế hóa đơn rồi chỉnh sửa những thông tin bị sai sót. Khi hoàn thành, hóa đơn mới sẽ có 1 dòng ở đầu là “Hóa đơn số … thay thế cho hóa đơn số …”.

Hóa đơn sai sót đã phát hành đến người mua

Đối với những hóa đơn có mã của cơ quan thuế đã phát hành đến người mua mới phát hiện sai sót thì 2 bên mua – bán phải lập biên bản thỏa thuận về thông tin bị sai. Trong nội dung biên bản phải nêu rõ lý do bị sai, chi tiết những phần thay đổi và phải được sự đồng thuận thay đổi của cả 2 bên. 

Biên bản này có thể lập dưới dạng điện tử hoặc văn bản giấy. Cho dù ở hình thức nào thì 2 bên đều phải có chữ ký điện tử hoặc đóng dấu, ký tay. Sau đó, người bán phải thông báo đến cơ quan thuế theo mẫu 04 về sự sai sót này. 

Kế toán bên bán sẽ phát hành một hóa đơn thay thế hóa đơn cũ, trong trường hợp người mua không yêu cầu hủy hóa đơn. Các bước lập hóa đơn mới thay thế số hóa đơn cũ thực hiện như hướng dẫn ở phần 1.

Trong trường hợp người mua yêu cầu hủy hóa đơn điện tử có sai sót. Kế toán thực hiện nghiệp vụ hủy chứng từ thanh toán ngay trên phần mềm. Hóa đơn bị hủy sẽ được lưu trữ trong một mục riêng để phục vụ cho quá trình quyết toán thuế.

Hóa đơn đã phát hành bị cơ quan thuế phát hiện sai sót

Trong trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn phát hành có sai sót thì doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo lỗi sai theo mẫu 5 đính kèm với Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Trong 2 ngày làm việc, kế toán phải phản hồi lại lỗi sai và cách xử lý. 

Nếu lỗi sai là đúng, doanh nghiệp thông báo lại cơ quan thuế theo mẫu 04 và phát hành hóa đơn mới theo đúng quy định. Đồng thời thông báo cho người mua những sai sót mà cơ quan thuế chỉ ra, thỏa thuận, xác nhận lại thông tin chính xác trong hóa đơn số mới. 

Nếu doanh nghiệp nhận được mẫu 05 nhưng không đồng ý với những lỗi sai mà cơ quan thuế đưa ra có thể phản hồi lại email trình bày thông tin đó là đúng. Kế toán cần có dẫn chứng luật, bằng chứng thông tin chính xác trước khi phản hồi lại. 

Như vậy, với mỗi hóa đơn bị sai thông tin, doanh nghiệp sẽ phải có cách xử lý khác nhau theo đúng quy định. Hầu hết các đơn vị TVAN cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử đều hỗ trợ khách hàng nghiệp vụ kế toán có liên quan. Nếu doanh nghiệp chưa hiểu rõ trường hợp này nên xử lý như nào thì hãy liên hệ ngay với đơn vị TVAN của mình nhé.

Nguồn: https://einvoice.vn/

Có thể bạn quan tâm:

Hóa đơn điện tử E-invoice

E-invoice là phần mềm hóa đơn điện tử của công ty Thái Sơn, Phần mềm cung cấp giải pháp hóa đơn tối ưu cho khối doanh nghiệp

https://einvoice.vn/

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *