Gửi hóa đơn điện tử thông qua tổ chức trung gian như thế nào?

Doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn giấy gửi hóa đơn cho khách hàng ở xa theo đường bưu điện. Điều này gây hao phí xã hội rất lớn. Tuy nhiên, với hóa đơn điện tử, việc gửi hóa đơn cho khách hàng trở nên vô cùng đơn giản với vài thao tác đơn giản. Bài viết sau sẽ hướng dẫn độc giả gửi hóa đơn cho khách hàng thông qua tổ chức trung gian cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

1. Quy định mới nhất về hóa đơn điện tử

Thời gian vừa qua, bên cạnh những quy định hết hiệu lực thi hành, nhiều quy định mới về hóa đơn điện tử được ban hành như Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 88/2020/NĐ-CP. Tại Khoản 3, Điều 59, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Chính Phủ quy định sẽ bãi bỏ Khoản 2, Điều 35, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP kể từ ngày 01/11/2020.

Điều này đồng nghĩa rằng: Chính Phủ sẽ chính thức bãi bỏ quy định bắt buộc các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải chuyển đổi HĐĐT chậm nhất vào ngày 01/11/2020. Cùng với đó, thời hạn cuối cùng các DN bắt buộc phải áp dụng HĐĐT sẽ được thay đổi sang ngày 01/07/2022.
Tuy nhiên, Chính Phủ cũng nêu rõ quan điểm khuyến khích các đơn vị kinh doanh đáp ứng đầy đủ điều kiện về cơ sở hạ tầng, công nghệ thông tin nhanh chóng chuyển đổi, áp dụng hóa đơn điện tử trước thời hạn quy định càng sớm càng tốt.

>> Tham khảo: Bản thể hiện của hóa đơn điện tử.

2. Có mấy hình thức gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng

Tại Khoản 2, Điều 8, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định gửi hóa đơn điện tử là việc truyền dữ liệu của hóa đơn từ người bán hàng hóa, dịch vụ đến người mua hàng hóa, dịch vụ. Theo đó, sau khi đã tạo lập xong hóa đơn điện tử, ghi nhận giao dịch giữa hai bên bán và mua thì bên bán cần phải gửi lại hóa đơn đã xuất cho bên mua hàng hóa, dịch vụ.

Hiện nay, doanh nghiệp có thể gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng theo 2 cách:

• Gửi trực tiếp cho khách hàng.
• Gửi hóa đơn thông qua tổ chức trung gian cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

3. Hướng dẫn gửi hóa đơn điện tử thông qua tổ chức trung gian

Đối với cách gửi hóa đơn điện tử qua email cho khách hàng thông qua tổ chức trung gian, bên bán có thể gửi qua bên mua theo hướng dẫn dưới đây:

• Bên bán hàng hóa, dịch vụ sẽ truy cập vào hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để có thể khởi tạo, lập hóa đơn điện tử bằng chương trình lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Hoặc cách khác là bên bán cũng có thể đưa dữ liệu hóa đơn điện tử đã được tạo từ hệ thống nội bộ của mình vào hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
• Bên bán cần tiến hành ký số lên hóa đơn điện tử nếu trường hợp hóa đơn được lập bằng chương trình lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
• Bên bán gửi cho bên mua email hóa đơn điện tử qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Cần lưu ý rằng, những trường hợp bên mua là đơn vị kế toán, khi nhận được hóa đơn điện tử có chữ ký điện tử của bên bán thì bên mua sẽ tiến hành ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được và phải gửi lại cho bên bán hóa đơn điện tử đã có đủ chữ ký điện tử của người mua và người bán thông qua chính hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.

Hiện nay, việc gửi email hóa đơn điện tử dù là gửi trực tiếp hay thông qua tổ chức trung gian thì đều là những phương thức rất tiện ích, giúp các tổ chức, doanh nghiệp có thể tiết kiệm tới 90% thời gian cũng như chi phí gửi hóa đơn.

Kết luận

Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/