Vì sao hóa đơn điện tử xác thực được sử dụng phổ biến thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống? Bài viết tổng hợp một số khái niệm và những ưu điểm nổi bật của hóa đơn điện tử xác thực. Hy vọng rằng bài viết sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.
>> Tham khảo: Đặc điểm của các loại hình doanh nghiệp tại Việt Nam.
1. Khái niệm cơ bản
Hóa đơn điện tử xác thực là một hình thức hóa đơn, có đầy đủ giá trị pháp lý theo quy định của pháp luật nên hóa đơn này là căn cứ để hạch toán kế toán và kê khai thuế. Vì vậy, khi doanh nghiệp chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử xác thực thì doanh nghiệp vẫn kê khai thuế bình thường như khi sử dụng hóa đơn giấy.
Tuy nhiên doanh nghiệp không cần kê khai hoá đơn bán ra, chỉ kế khai hoá đơn mua vào theo từng loại thuế suất vào tờ khai thuế giá trị gia tăng và nộp cho cơ quan thuế.
Khi phát hiện có sai sót trong bảng kê khai, cơ quan thuế sẽ yêu cầu doanh nghiệp cung cấp thông tin cho cơ quan thuế về hóa đơn điện tử xác thực để kiểm tra, hoặc cơ quan thuế sẽ tự động tra cứu thông tin hóa đơn trên cơ sở dữ liệu của Tổng cục Thuế.
Trường hợp doanh nghiệp gửi hóa đơn lên Tổng cục Thuế để lấy mã xác thực nhưng kết quả trả về báo lỗi, dựa vào nội dung thông báo lỗi để có phương án xử lý phù hợp:
– Trường hợp lỗi xảy ra do đường truyền dữ liệu:
Khi lỗi do kết nối đường truyền internet (mã lỗi là 3 chữ số, VD: mã lỗi 560: lỗi kết nối đến service) thì doanh nghiệp có thể kiểm tra lại kết nốt đường truyền và gửi lại hóa đơn đi xác thực.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
– Trường hợp lỗi xảy ra do sai sót khi lập hóa đơn:
Khi các lỗi do nhầm lẫn nhập liệu như: sai mã số thuế, định dạng dữ liệu hoặc lỗi khi phát hành hóa đơn (thường mã lỗi có 4 chữ số, VD: mã lỗi 1012: số hóa đơn chưa được đăng ký phát hành) thì DN cần phải:
+ Tìm và kiểm tra lỗi ở hóa đơn sau đó thực hiện hủy hóa đơn bị lỗi.
+ Lập lại hóa đơn mới với thông tin đúng và gửi đi xác thực.
Theo luật kế toán và luật giao dịch điện tử, doanh nghiệp (bên bán) vẫn cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong vòng 10 năm giống như lưu trữ hóa đơn giấy.
Nhưng doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có thể không cần lưu trữ hóa đơn dưới dạng giấy nữa mà chỉ cần lưu trữ hóa đơn dưới dạng điện tử là file .xml. Khi sử dụng phần mềm lập hóa đơn, tất cả thông tin hóa đơn đã được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu của phần mềm.
Khi cần thiết, doanh nghiệp có thể tra cứu lại hóa đơn trong phần mềm, hoặc doanh nghiệp vẫn muốn lưu trữ hóa đơn để tránh trường hợp máy tính hỏng hóc, thì doanh nghiệp có thể sau lưu, export file nén hóa đơn dưới dạng .zip từ phần mềm ra để lưu trữ lại trên máy tính khác hoặc trong ổ cứng lưu trữ.
>> Tham khảo: Lợi ích khi sử dụng chữ ký điện tử cá nhân?
2. Ưu điểm của hóa đơn điện tử xác thực
Hóa đơn điện tử gồm hóa đơn giá trị gia tăng (VAT), hóa đơn bán hàng tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử … Các loại hóa đơn phải xây dựng theo định dạng chuẩn dữ liệu mà cơ quan thuế quy định và phải ghi đầy đủ nội dung, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Các đối tượng phải áp dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng và cung cấp dịch vụ là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Theo Nghị định 119, các lĩnh vực, ngành hàng phải thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử là điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị …
Đặc biệt, hộ, cá nhân kinh doanh trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, bán lẻ hàng tiêu dùng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng tại một số địa bàn có điều kiện thuận lợi phải triển khai thí điểm hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Hộ cá nhân nằm trong diện này là hộ sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ 3 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng.
Nghị định cũng nêu rõ, hộ kinh doanh có doanh thu năm trước liền kề từ 10 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Theo Bộ Tài chính, ước tính, cả nước hiện có khoảng 110 nghìn hộ, cá nhân kinh doanh và 260 nghìn doanh nghiệp có doanh thu/năm trên 1 tỷ đồng. Đại diện Bộ Tài chính cho biết, thực tế các doanh nghiệp trong các lĩnh vực điện, viễn thông, hàng không, ngân hàng, bảo hiểm … đã thực hiện giao dịch điện tử với khách hàng.
Thống kê của Tổng cục Thuế cũng cho thấy, trong năm 2017, Tập đoàn Điện lực đã sử dụng 289 triệu hóa đơn điện tử; Tập đoàn Bưu chính Viễn thông (VNPT) khoảng 96 triệu hoá đơn/năm; Tập đoàn viễn thông Quân đội (Viettel) và 63 chi nhánh tỉnh, thành phố đã sử dụng trung bình 3,5 triệu số hóa đơn/tháng, tương đương với 42 triệu số hóa đơn/năm. Số lượng hóa đơn điện tử của Tổng công ty hàng không Việt Nam là 2 triệu hóa đơn/năm.
>> Tham khảo: Thuế TNCN từ chuyển nhượng vốn.
Việc triển khai hóa đơn điện tử và thí điểm áp dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế đã góp phần giảm thời gian, chi phí cho doanh nghiệp, hạn chế các hành vi gian lận về hoá đơn.
Tuy nhiên, thực tế phần lớn hộ kinh doanh thường không có hóa đơn chứng từ mua bán, được tự kê khai đóng thuế nên khó tránh khỏi thất thu thuế. Theo quy định, đối với hộ kinh doanh, hiện có 3 khoản thuế và lệ phí phải nộp chủ yếu là: Lệ phí môn bài, thuế giá trị gia tăng (VAT) và thuế thu nhập cá nhân.
Kết luận
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi