Tổng hợp quy định về dữ liệu hóa đơn điện tử

Bài viết tổng hợp những quy định quan trọng về dữ liệu hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp cần tuân thủ. Hy vọng rằng bài viết sau sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.

>> Tham khảo: Có mấy loại biên lai đang được sử dụng?

1. Quy định trách nhiệm sử dụng dữ liệu hóa đơn điện tử

Dữ liệu hóa đơn điện tử được hiểu là tập hợp các dữ liệu thông tin về hóa đơn điện tử của các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và thông tin về chứng từ điện tử của các tổ chức, cá nhân sử dụng.

Tại Khoản 2, Điều 22, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, mới ban hành ngày 19/10/2020, Chính Phủ đã quy định người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế có trách nhiệm phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã đã lập tới cơ quan thuế.

Thông thường thì dữ liệu hóa đơn điện tử này sẽ được gửi qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, theo hình thức gửi trực tiếp hoặc gửi qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Để có một hệ thống hóa đơn điện tử vận hành thông suốt, việc chia sẻ, kết nối giữa doanh nghiệp, cơ quan thuế và các bên liên quan là rất quan trọng.

Điều 26 Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ quy định cụ thể trách nhiệm của các bên như sau:

• Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sản xuất, kinh doanh ở các lĩnh vực: điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại thực hiện hóa đơn điện tử và cung cấp dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định của Bộ Tài chính.
• Các tổ chức tín dụng, ngân hàng thương mại, tổ chức có chức năng thanh toán định kỳ cung cấp dữ liệu điện tử về giao dịch thanh toán qua tài khoản của các tổ chức, cá nhân cho cơ quan thuế theo định dạng dữ liệu chuẩn theo quy định của Bộ Tài chính.
• Tổ chức sản xuất, nhập khẩu những sản phẩm chịu thuế tiêu thụ đặc biệt thuộc đối tượng sử dụng tem theo quy định của pháp luật thực hiện kết nối thông tin về in và sử dụng tem, tem điện tử giữa tổ chức sản xuất, nhập khẩu với cơ quan quản lý thuế. Thông tin về in, sử dụng tem điện tử là cơ sở để lập, quản lý và xây dựng cơ sở dữ liệu. Bộ Tài chính hướng dẫn việc in, sử dụng tem quy định tại khoản này, tiền thu được từ việc cấp tem đảm bảo bù đắp chi phí in và sử dụng tem.
• Các tổ chức, đơn vị: Cục quản lý thị trường, Tổng cục quản lý đất đai, Tổng cục quản lý tài nguyên khoáng sản, cơ quan công an, giao thông, y tế và các cơ quan khác có liên quan kết nối chia sẻ thông tin, dữ liệu liên quan cần thiết trong lĩnh vực quản lý của đơn vị với Tổng cục Thuế để xây dựng cơ sở dữ liệu.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

Việc kết nối, chia sẻ thông tin, dữ liệu hóa đơn điện tử giữa Tổng cục Thuế với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức tín dụng, tổ chức có chức năng thanh toán và giữa các cơ quan quản lý nhà nước có liên quan trên nguyên tắc:

• Kết nối, chia sẻ, sử dụng thông tin, dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
• Bảo đảm việc tiếp cận thông tin phục vụ kịp thời cho việc đánh giá, dự báo, hoạch định chiến lược, chính sách, xây dựng kế hoạch, tăng cường hiệu lực, hiệu quả công tác quản lý thuế, phục vụ yêu cầu phát triển kinh tế – xã hội.
• Bảo đảm việc trao đổi, cung cấp thông tin, dữ liệu được thông suốt, kịp thời, đáp ứng các yêu cầu về an toàn, an ninh thông tin.

Một hệ thống dữ liệu hóa đơn điện tử đầy đủ, toàn diện sẽ giúp ích rất nhiều cho công tác quản lý cũng như hoạch định của cơ quan chức năng, từ đó góp phần đem lại môi trường kinh doanh minh bạch, công bằng cho doanh nghiệp và các tổ chức.

>> Tham khảo: Các phương pháp kiểm toán cơ bản.

2. Thời hạn gửi dữ liệu hóa đơn điện tử đến Cơ quan Thuế

Căn cứ vào Điểm a, Khoản 3, Điều 22, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Chính phủ đã quy định có 02 phương thức chuyển dữ liệu HĐĐT, bao gồm:

• Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử;
• Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đầy đủ nội dung hóa đơn.

– Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu

Hiện nay, Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử được áp dụng theo mẫu số Mẫu số 01/TH-HĐĐT, tại Phụ lục IA, ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính Phủ.

Phương thức này được áp dụng đối với các trường hợp sau:

• Đơn vị cung cấp dịch vụ thuộc các lĩnh vực: bưu chính viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không, chứng khoán.
• Đơn vị bán hàng hóa là điện, nước sạch nếu có thông tin về mã khách hàng hoặc mã số thuế của khách hàng.

Khi áp dụng phương thức này, bên bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải lập Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử hàng hóa, cung cấp dịch vụ phát sinh trong tháng hoặc quý (tính từ ngày đầu của tháng, quý đến ngày cuối cùng của tháng hoặc quý) theo đúng Mẫu số 01/TH-HĐĐT. Sau khi đã hoàn thành, bên bán sẽ tiến hành gửi tới cơ quan thuế.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Theo quy định, của Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và các văn bản hướng dẫn thi hành, Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử sẽ được gửi cùng thời gian với Tờ khai thuế giá trị gia tăng.

Ngoài ra, khi lập và gửi Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử, bên bán nên lưu ý thêm một số quy định dưới đây:

• Nếu trường hợp phát sinh số lượng hóa đơn lớn thì bảng tổng hợp sẽ được tách theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế nhằm đảm bảo yêu cầu gửi nhận dữ liệu trên đường truyền.
• Các trường hợp hóa đơn gửi theo bảng tổng hợp, bên bán gửi thông tin hủy, điều chỉnh trực tiếp trên bảng tổng hợp của các kỳ tiếp theo rồi gửi đến cơ quan thuế. Tuyệt đối không gửi thông báo hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT, Phụ lục IA, ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
• Các hóa đơn được lập cho tổng doanh thu của bên mua là cá nhân không kinh doanh phát sinh trong ngày hoặc tháng theo bảng kê chi tiết thì bên bán sẽ chỉ gửi dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế. Trường hợp này không cần gửi kèm bảng kê chi tiết.

Trường hợp bán xăng dầu cho khách hàng, bên bán sẽ tổng hợp dữ liệu tất cả các hóa đơn bán xăng dầu trong ngày theo từng mặt hàng để thể hiện trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử và chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử này ngay trong ngày.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử E-invoice: Giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp.

– Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử có đầy đủ nội dung hóa đơn

Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử có đầy đủ nội dung hóa đơn được áp dụng đối với các trường hợp bên bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không thuộc quy định tại Điểm a1, Khoản 3, Điều 22, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

Khi áp dụng phương thức này, bên bán sẽ lập đầy đủ nội dung trên hóa đơn để gửi cho bên mua, đồng thời gửi tới cả cơ quan thuế.

Kết luận

Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/