Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hình thức chứng từ điện tử thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy truyền thống, được áp dụng rộng rãi tại Việt Nam từ năm 2022 và tiếp tục hoàn thiện đến năm 2026. Đây là bước tiến quan trọng trong chuyển đổi số quản lý thuế, giúp tăng minh bạch, giảm chi phí in ấn, lưu trữ, chống gian lận và thất thu thuế. Tính đến tháng 3/2026, hóa đơn điện tử đã trở thành bắt buộc đối với hầu hết doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh, với nhiều quy định mới từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/06/2025) và các văn bản hướng dẫn như Thông tư 32/2025/TT-BTC.
1. Khái niệm và đặc điểm chính
Theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, được lập dưới dạng dữ liệu điện tử (XML), ký số (nếu yêu cầu), thể hiện thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định pháp luật về kế toán và thuế. Hóa đơn điện tử bao gồm cả hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền kết nối cơ quan thuế.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
Đặc điểm nổi bật:
- Giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy.
- Tra cứu dễ dàng qua cổng hoadondientu.gdt.gov.vn bằng mã tra cứu hoặc QR code.
- Không bắt buộc in ấn (chỉ in khi người mua yêu cầu).
- Lưu trữ điện tử ít nhất 10 năm.
- Truyền dữ liệu tự động hoặc định kỳ đến Tổng cục Thuế.
Các loại hóa đơn điện tử chính:
- Hóa đơn GTGT (có mã hoặc không mã).
- Hóa đơn bán hàng.
- Hóa đơn đặc thù: từ máy tính tiền, tem/vé/thẻ, bán tài sản công, tích hợp biên lai thu phí/lệ phí.
2. Cơ sở pháp lý hiện hành năm 2026
- Luật Quản lý thuế 2019 (sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 108/2025/QH15): Quy định chung về hóa đơn điện tử, hiệu lực một phần từ 01/01/2026 cho hộ kinh doanh.
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP ngày 20/03/2025): Quy định chi tiết loại hóa đơn, đối tượng, thời điểm lập, ký hiệu, nội dung.
- Thông tư 32/2025/TT-BTC: Hướng dẫn ký hiệu hóa đơn (ví dụ: năm 2026 dùng “26” thay “25”), mẫu số.
- Nghị định 310/2025/NĐ-CP (hiệu lực 16/01/2026): Tăng mức phạt vi phạm (lập sai thời điểm, không lập hóa đơn lên đến 80 triệu đồng).
- Luật Quản lý thuế 2025 (hiệu lực chính từ 01/07/2026, nhưng Điều 26 về hóa đơn điện tử hộ kinh doanh từ 01/01/2026).
>> Tham khảo: Hóa đơn bán hàng được áp dụng thế nào?
3. Đối tượng bắt buộc sử dụng
Từ 01/06/2025 (Nghị định 70/2025/NĐ-CP):
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai.
- Đặc biệt: Hộ kinh doanh doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên phải dùng Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối cơ quan thuế (áp dụng cho bán lẻ, ăn uống, vận tải hành khách, vui chơi giải trí…).
- Nhà cung cấp nước ngoài kinh doanh TMĐT tại Việt Nam (tự nguyện hoặc bắt buộc tùy trường hợp).
Hộ kinh doanh doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm không bắt buộc nhưng khuyến khích.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
4. Quy trình đăng ký và sử dụng
Bước 1: Đăng ký Truy cập hoadondientu.gdt.gov.vn, điền Tờ khai đăng ký (Mẫu 01/ĐK-HĐĐT), chọn nhà cung cấp dịch vụ (Thái Sơn Einvoice..).
Bước 2: Lập hóa đơn
- Thời điểm lập: Khi chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng hàng hóa/dịch vụ (bất kể thu tiền hay chưa).
- Nội dung bắt buộc: Tên người bán/mua, MST, hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tổng thanh toán, ký hiệu (ví dụ: 1C26TYY năm 2026), mã cơ quan thuế (nếu có).
- Ký số: Bắt buộc với một số loại, không bắt buộc với hóa đơn từ máy tính tiền.
Bước 3: Phát hành và truyền dữ liệu Gửi cho người mua qua email, SMS, QR. Dữ liệu truyền tự động đến cơ quan thuế.
Bước 4: Tra cứu và lưu trữ Người mua tra cứu tại tracuuhoadon.gdt.gov.vn. Lưu trữ điện tử 10 năm.
>> Tham khảo: Thời điểm lập hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
5. Lợi ích và thách thức năm 2026
Lợi ích:
- Minh bạch, chống trốn thuế, thất thu.
- Tiết kiệm chi phí (in ấn, lưu trữ giảm 70-90%).
- Tiện lợi: Tra cứu nhanh, kê khai thuế tự động.
- Hỗ trợ kinh tế số: Tích hợp TMĐT, vận tải ứng dụng.
Thách thức:
- Hệ thống quá tải: Lượng hóa đơn tăng mạnh, Bộ Tài chính đề xuất lập hóa đơn tổng cuối ngày/tháng (dự thảo trình tháng 4/2026, hiệu lực có thể 01/07/2026).
- Chi phí ban đầu cho phần mềm, máy tính tiền (hộ nhỏ).
- Phạt nặng: Nghị định 310/2025/NĐ-CP tăng mức phạt (không lập hóa đơn: cảnh cáo đến 80 triệu đồng).
- Hộ kinh doanh lớn tuổi cần đào tạo.
Bộ Tài chính đang đề xuất sửa Nghị định 70/2025/NĐ-CP để cho phép lập hóa đơn tổng cuối ngày/tháng ở lĩnh vực tần suất cao (vận tải, TMĐT…), tránh quá tải hệ thống (thiết kế 6,4 tỷ hóa đơn/năm nhưng thực tế có thể gấp 10 lần). Dự thảo trình Chính phủ tháng 4/2026 theo trình tự rút gọn.
>> Tham khảo: Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.
Kết luận
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi