Trong xu hướng chuyển đổi số hiện nay, hóa đơn điện tử đã trở thành giải pháp bắt buộc đối với hầu hết doanh nghiệp, hộ kinh doanh và tổ chức tại Việt Nam. Không chỉ giúp tiết kiệm chi phí, hóa đơn điện tử còn hỗ trợ quản lý hiệu quả, minh bạch dữ liệu và tối ưu quy trình kế toán – thuế. Vậy hóa đơn điện tử là gì? Doanh nghiệp cần lưu ý những quy định nào mới nhất trong năm 2026? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử.
Nói cách khác, thay vì sử dụng hóa đơn giấy truyền thống, doanh nghiệp sẽ:
- Lập hóa đơn trên phần mềm.
- Ký số điện tử.
- Gửi cho khách hàng qua email hoặc hệ thống điện tử.
>> Tham khảo: Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử.
2. Vai trò của hóa đơn điện tử trong doanh nghiệp
Việc triển khai hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích thiết thực:
2.1. Tiết kiệm chi phí
Doanh nghiệp giảm đáng kể:
- Chi phí in ấn.
- Chi phí vận chuyển.
- Chi phí lưu kho hóa đơn giấy.
2.2. Quản lý dữ liệu dễ dàng
Toàn bộ hóa đơn được lưu trữ điện tử giúp:
- Tra cứu nhanh.
- Hạn chế thất lạc.
- Đồng bộ với phần mềm kế toán.
2.3. Tăng tính minh bạch
Dữ liệu hóa đơn kết nối trực tiếp với cơ quan thuế giúp:
- Hạn chế gian lận.
- Tăng tính minh bạch tài chính.
2.4. Hỗ trợ chuyển đổi số
Hóa đơn điện tử là một phần quan trọng trong hệ sinh thái số của doanh nghiệp hiện đại.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
3. Các loại hóa đơn điện tử hiện nay
3.1. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Đây là loại hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã trước khi gửi cho người mua.
Thường áp dụng với:
- Hộ kinh doanh
- Doanh nghiệp nhỏ
- Doanh nghiệp có rủi ro về thuế
3.2. Hóa đơn điện tử không có mã
Là hóa đơn do doanh nghiệp tự lập và gửi cho khách hàng mà không cần cấp mã từng lần.
Đối tượng áp dụng thường là:
- Doanh nghiệp lớn
- Doanh nghiệp đáp ứng điều kiện về hạ tầng CNTT
3.3. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Loại hóa đơn này phổ biến trong:
- Nhà hàng.
- Siêu thị.
- Cửa hàng bán lẻ.
- Chuỗi F&B.
Giúp:
- Xuất hóa đơn nhanh.
- Đồng bộ dữ liệu bán hàng theo thời gian thực.
>> Có thể bạn quan tâm: Toàn văn Luật số 09/2026/QH16 sửa đổi 04 luật thuế.
4. Quy định mới nhất về hóa đơn điện tử năm 2026
4.1. Căn cứ pháp lý quan trọng
Hiện nay, các quy định về hóa đơn điện tử chủ yếu dựa trên:
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP
- Thông tư 78/2021/TT-BTC
Đây vẫn là các văn bản pháp lý quan trọng đang có hiệu lực tính đến năm 2026.
4.2. Doanh nghiệp nào bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử?
Hầu hết doanh nghiệp, hộ kinh doanh và tổ chức kinh tế đều phải sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.
>> Tham khảo: Quy trình chi tiết lập hóa đơn điều chỉnh.
5. Một số điểm doanh nghiệp cần lưu ý
5.1. Lập hóa đơn đúng thời điểm
Việc lập hóa đơn sai thời điểm có thể bị xử phạt hành chính theo quy định về thuế và hóa đơn.
5.2. Nội dung hóa đơn phải đầy đủ
Bao gồm:
- Tên người mua.
- MST.
- Hàng hóa/dịch vụ.
- Thuế suất.
- Chữ ký số.
5.3. Lưu trữ hóa đơn đúng quy định
Hóa đơn điện tử cần được lưu trữ an toàn trong thời gian theo quy định của pháp luật kế toán và thuế.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
6. Hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp
Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp thực hiện đăng ký với cơ quan thuế thông qua:
- Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
- Hoặc thông qua nhà cung cấp phần mềm.
Bước 2: Chuẩn bị chữ ký số
Chữ ký số là yếu tố bắt buộc để:
- Ký hóa đơn.
- Xác thực dữ liệu điện tử.
Bước 3: Cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm:
- Dễ sử dụng.
- Kết nối kế toán.
- Hỗ trợ tra cứu nhanh.
- Đáp ứng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế.
Bước 4: Lập và phát hành hóa đơn
Quy trình cơ bản:
- Tạo hóa đơn.
- Ký số.
- Gửi cơ quan thuế (nếu có mã).
- Gửi khách hàng.
>> Tham khảo: Thời điểm lập hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
7. Những sai sót thường gặp khi xuất hóa đơn điện tử
7.1. Sai thông tin khách hàng
Ví dụ:
- Sai mã số thuế.
- Sai tên công ty.
- Sai địa chỉ.
7.2. Sai thuế suất
Doanh nghiệp cần cập nhật chính sách thuế mới thường xuyên để tránh sai sót.
7.3. Xuất sai thời điểm
Đây là lỗi khá phổ biến và có thể dẫn đến xử phạt.
8. Cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót
Tùy từng trường hợp, doanh nghiệp có thể:
- Lập hóa đơn điều chỉnh.
- Lập hóa đơn thay thế.
- Thông báo sai sót với cơ quan thuế.
Việc xử lý cần tuân thủ đúng quy định tại Nghị định 123 và Thông tư 78.
>> Tham khảo: Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.
9. Tiêu chí lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử
Khi lựa chọn phần mềm, doanh nghiệp nên ưu tiên:
9.1. Độ ổn định hệ thống
Phần mềm cần:
- Hoạt động ổn định.
- Tốc độ xử lý nhanh.
9.2. Khả năng tích hợp
Có thể kết nối với:
- ERP.
- POS.
- CRM.
- Phần mềm kế toán.
9.3. Bảo mật dữ liệu
Đây là yếu tố đặc biệt quan trọng với dữ liệu tài chính doanh nghiệp.
9.4. Hỗ trợ khách hàng
Nhà cung cấp cần:
- Hỗ trợ nhanh.
- Có đội ngũ kỹ thuật.
- Hướng dẫn đầy đủ.
Kết luận
Hóa đơn điện tử không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo quy định pháp luật mà còn là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành và thúc đẩy chuyển đổi số.
Việc lựa chọn đúng giải pháp hóa đơn điện tử sẽ giúp doanh nghiệp:
- Giảm chi phí.
- Nâng cao hiệu quả quản lý.
- Tuân thủ quy định thuế.
- Tăng tính chuyên nghiệp.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm giải pháp hóa đơn điện tử phù hợp, hãy ưu tiên các nền tảng có khả năng tích hợp mạnh, bảo mật tốt và hỗ trợ cập nhật quy định pháp luật mới nhất.
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi