Hướng dẫn hộ kinh doanh đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Từ ngày 01/7/2026, theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh thuộc một số trường hợp bắt buộc hoặc có nhu cầu phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Đây là loại hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã xác thực trước khi giao cho người mua, đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch cao. Bài viết dưới đây hướng dẫn chi tiết quy trình đăng ký dành riêng cho hộ kinh doanh.

1. Đối tượng hộ kinh doanh cần đăng ký hóa đơn có mã của cơ quan thuế

Theo điểm d khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP:

• Bắt buộc: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 01 tỷ đồng hoặc bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng (ô tô, bất động sản…).
• Tự nguyện: Hộ kinh doanh có doanh thu từ 01 tỷ đồng trở xuống nếu đáp ứng điều kiện và có nhu cầu sử dụng.
• Trường hợp mới thành lập hoặc năm trước chưa đạt ngưỡng nhưng trong năm tính thuế doanh thu lũy kế vượt 01 tỷ đồng: phải đăng ký trong vòng 30 ngày kể từ ngày cuối cùng của kỳ tính thuế có doanh thu vượt ngưỡng.

Hộ kinh doanh thuộc nhóm bán hàng trực tiếp đến người tiêu dùng (bán lẻ, ăn uống, nhà hàng…) có thể chọn hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền thay vì hóa đơn có mã. Nếu đã đăng ký hóa đơn có mã thì không bắt buộc phải đăng ký thêm hình thức từ máy tính tiền.

2. Điều kiện để đăng ký thành công

Trước khi nộp tờ khai, hộ kinh doanh cần chuẩn bị:

• Thông tin đăng ký thuế của chủ hộ (họ tên, số định danh cá nhân/CCCD, ngày sinh, địa chỉ) khớp đúng với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
• Chủ hộ có tài khoản định danh điện tử mức độ 2 trên ứng dụng VNeID.
• Đã cài đặt và đăng nhập được ứng dụng eTax Mobile.
• Không thuộc trường hợp bị ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.
• Có giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử hoặc sử dụng dịch vụ của tổ chức cung cấp dịch vụ (T-VAN) nếu cần.

3. Phương thức đăng ký

Có hai cách chính:

Mọi trường hợp đều sử dụng Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử) ban hành kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.

4. Quy trình đăng ký chi tiết từng bước

Bước 1: Chuẩn bị thông tin và điều kiện

Kiểm tra, cập nhật thông tin đăng ký thuế cho khớp với dữ liệu dân cư. Đảm bảo tài khoản VNeID mức 2 và eTax Mobile hoạt động bình thường. Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín (nếu dùng dịch vụ trả phí).

Bước 2: Lập tờ khai Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT

• Mã số thuế: Ghi số định danh cá nhân của chủ hộ.
• Tên hộ kinh doanh, địa chỉ trụ sở theo giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
• Hình thức hóa đơn: Tích chọn “Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế”.
• Hình thức gửi dữ liệu: Thường chọn sử dụng hóa đơn có mã trên hệ thống của cơ quan thuế.
• Loại hóa đơn: Hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng tùy phương pháp tính thuế.
• Thông tin người đại diện, số điện thoại, email liên hệ.

Gửi tờ khai qua phần mềm của tổ chức cung cấp dịch vụ hoặc trực tiếp trên Hệ thống thông tin quản lý thuế.

Bước 3: Hệ thống đối chiếu và yêu cầu xác thực sinh trắc học

Trong thời gian 01 ngày làm việc, Hệ thống thông tin quản lý thuế tự động đối chiếu thông tin với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và dữ liệu đăng ký thuế.

Nếu thông tin khớp, hệ thống gửi yêu cầu xác thực sinh trắc học (nhận diện khuôn mặt) đến chủ hộ qua ứng dụng eTax Mobile. Chủ hộ phải thực hiện xác thực trong ngày làm việc hoặc chậm nhất ngày làm việc tiếp theo.

Bước 4: Xử lý của cơ quan thuế

• Nếu không có dấu hiệu rủi ro cao: Cơ quan thuế ban hành Thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu 01/TB-ĐKĐT).
• Nếu phát hiện dấu hiệu rủi ro (theo Điều 7 Thông tư 91): Cơ quan thuế yêu cầu giải trình hoặc bổ sung thông tin. Hết thời hạn không giải trình hoặc giải trình không thỏa đáng thì có thể từ chối đăng ký.

Bước 5: Bắt đầu sử dụng

Sau khi nhận được thông báo chấp nhận, hộ kinh doanh được phép lập và phát hành hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Mỗi hóa đơn phải được cơ quan thuế cấp mã trước khi giao cho người mua.

5. Lưu ý quan trọng khi đăng ký hóa đơn có mã

• Xác thực sinh trắc học bắt buộc: Từ tháng 10/2026, hầu hết yêu cầu đăng ký/thay đổi thông tin đều phải xác thực khuôn mặt trên eTax Mobile.
• Nhiều địa điểm kinh doanh: Sử dụng chung một mã số thuế (số định danh cá nhân của chủ hộ) nhưng phải ghi rõ mã và địa chỉ từng địa điểm kinh doanh trên hóa đơn.
• Thời hạn: Đối với hộ vừa vượt ngưỡng 01 tỷ đồng, phải đăng ký đúng 30 ngày để tránh bị xử phạt.
• Chi phí: Thủ tục với cơ quan thuế miễn phí. Chi phí phần mềm/dịch vụ do hộ thỏa thuận với nhà cung cấp.
• Ủy nhiệm: Hộ bán hàng trên sàn thương mại điện tử có thể ủy nhiệm cho sàn lập hóa đơn (phải có hợp đồng và thông báo với cơ quan thuế).

6. Quyền lợi sau khi đăng ký thành công

• Lập hóa đơn điện tử có mã hợp pháp, tăng uy tín với khách hàng và đối tác.
• Dễ dàng đối chiếu doanh thu, hỗ trợ kê khai thuế chính xác.
• Được hỗ trợ tra cứu, quản lý hóa đơn trên eTax Mobile và hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ.
• Giảm rủi ro bị coi là không tuân thủ quy định về hóa đơn.

7. Khuyến nghị thực hiện

Hộ kinh doanh nên:

• Kiểm tra doanh thu thực tế để xác định có thuộc diện bắt buộc hay không.
• Chuẩn bị sớm tài khoản VNeID mức 2 và thông tin khớp dữ liệu dân cư.
• Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ uy tín, có hỗ trợ tốt về kỹ thuật và pháp lý.
• Theo dõi email và ứng dụng eTax Mobile thường xuyên để nhận thông báo kịp thời.
• Liên hệ Chi cục Thuế quản lý trực tiếp nếu gặp vướng mắc trong quá trình đăng ký hoặc xác thực.

Kết luận

Việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là bước quan trọng giúp hộ kinh doanh tuân thủ pháp luật, minh bạch hóa hoạt động kinh doanh và nâng cao năng lực cạnh tranh trong môi trường số. Quy trình được thiết kế ngày càng đơn giản, gắn với xác thực sinh trắc học và dữ liệu quốc gia để đảm bảo an toàn, chính xác.

Hộ kinh doanh thuộc diện bắt buộc cần chủ động thực hiện đúng thời hạn. Những hộ có doanh thu dưới ngưỡng cũng nên cân nhắc đăng ký tự nguyện để sẵn sàng khi doanh thu tăng trưởng. Việc tuân thủ tốt quy định không chỉ giúp hộ kinh doanh hoạt động ổn định mà còn góp phần xây dựng nền kinh tế minh bạch, công bằng theo định hướng của ngành Thuế.

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/