Những lưu ý khi xuất hóa đơn kèm bảng kê

Xuất hóa đơn là một trong các bước quan trọng trong quá trình sử dụng hóa đơn. Tuy nhiên, trong một số trường hợp kê khai hóa đơn nhiều hơn một trang thì người xuất hóa đơn có thể xuất hóa đơn kèm bảng kê. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về vấn đề này.

1. Quy định về xuất hóa đơn kèm bảng kê

Tại điều 19 Thông tư 39/2014/TT-BTC ban hành có quy định khi bán hàng hóa, dịch vụ, nếu số danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một hóa đơn, người bán hàng có thể lập thành nhiều hóa đơn hoặc có thể xuất hóa đơn kèm theo bảng kê.

Các nội dung cần ghi trên hóa đơn cần lưu ý:

• Hóa đơn phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số…, ngày…, tháng…. năm…”. Mục “tên hàng” trên hóa đơn chỉ ghi tên gọi chung của mặt hàng.
• Các tiêu thức khác ghi trên hóa đơn thực hiện theo quy định của pháp luật (Chi tiết xem tại Khoản 2 Điều 16 của thông tư này).

Bảng kê đính kèm sẽ do người xuất hóa đơn tự thiết kế sao cho phù hợp với đặc điểm, mẫu mã, chủng loại của hàng hóa nhưng vẫn phải đảm bảo đầy đủ các tiêu chí:

• Tên người bán hàng, địa chỉ liên lạc, mã số thuế.
• Tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền. Trường hợp người bán hàng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì bảng kê phải có tiêu thức “thuế suất giá trị gia tăng”, “tiền thuế giá trị gia tăng”. Tổng cộng tiền thanh toán (chưa có thuế giá trị gia tăng) đúng với số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng.

Lưu ý gì khi xuất bảng kê theo hóa đơn

• Bảng kê phải ghi rõ “Kèm theo hóa đơn Số… Ngày… tháng…. năm” và có đầy đủ các chữ ký của người bán hàng, người mua hàng như trên hóa đơn.
• Trường hợp bảng kê có nhiều hơn 01 trang thì các bảng kê phải được đánh số trang liên tục và phải đóng dấu giáp lai. Trên bảng kê cuối cùng phải có đầy đủ chữ ký của người bán hàng, chữ ký của người mua hàng như trên hóa đơn.
• Số bảng kê phát hành phù hợp với số liên hóa đơn. Bảng kê được lưu giữ cùng với hóa đơn để cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.
• Người bán hàng và người mua hàng thực hiện quản lý và lưu trữ hóa đơn kèm bảng kê theo đúng quy định.

2. Xuất hóa đơn kèm bảng kê hợp lệ

Trước khi xuất hóa đơn theo bảng kê, bạn cần phải viết hóa đơn kèm bảng kê đúng cách. Các thông số trong bảng kê phải đảm bảo tuân theo yêu cầu nội dung bảng kê có quy định tại Điều 19 của Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Theo đó, các cột cần có trong bảng kê: Số thứ tự; tên hàng hóa, dịch vụ; số lượng; đơn giá; thành tiền; cộng tiền hàng; thuế suất GTGT; tiền thuế GTGT; tổng cộng tiền thanh toán.

Đối với trường hợp các tổ chức, doanh nghiệp nhận được hóa đơn của khách hàng chỉ có 2 mặt hàng nhưng khách hàng vẫn yêu cầu xuất hóa đơn theo bảng kê kèm theo, nếu hóa đơn đã lập phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hóa đơn và bảng kê ghi đầy đủ các chỉ tiêu theo quy định của pháp luật thì hóa đơn đó vẫn hợp lệ. Lưu ý nếu các mặt hàng có thuế suất GTGT khác nhau thì phải lập hóa đơn GTGT hợp pháp cho từng loại thuế suất.

Trường hợp hóa đơn GTGT kèm bảng kê không hợp lệ

Theo khoản 2 Điều 19 và khoản 2 Điều 25 Thông tư 39/2014/TT-BTC, Hóa đơn kèm bẳng kê không hợp lệ khi mua hàng hóa sẽ không được dùng để kê khai, khấu trừ thuế GTGT và ghi nhận chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

• Trường hợp hóa đơn và bảng kê khi mua hàng hóa không ghi đầy đủ các tiêu thức theo quy định tại khoản 2 Điều 19 và khoản 2 Điều 25 Thông tư 39/2014/TT-BTC

• Trường hợp người bán hàng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ mà bảng kê không có tiêu thức thuế GTGT, tiền thuế GTGT, tổng cộng tiền thanh toán khi chưa có thuế GTGT…

Kết luận

Như vậy bài viết trên đây hóa đơn điện tử xác thực đã chĩa sẽ đến bạn đọc các vấn đề có liên quan đến việc xuất hóa đơn kèm bảng kê với hi vọng có thể đem lại cho bặn đọc những kiến thức hữu ích nhất. Đặc biệt các kế toán khi lập hóa đơn cần chú ý các tiêu thức quan trọng để hóa đơn xuất kèm bảng kê là hợp lệ.