Trong quá trình sử dụng hóa đơn sẽ dễ dàng phát sinh sai sót hoặc trong một số trường hợp cụ thể doanh nghiệp bắt buộc phải hủy hóa đơn. Khi đó doanh nghiệp cần phải có biên bản hủy hóa đơn thì mới có thể hủy hóa đơn sai sót trước đó. Để giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về vấn đề này hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây để biết thêm chi tiết. Bạn đọc cũng có thể tải về mẫu biên bản này trong bài viết.
Biên bản hủy hóa đơn là gì?
Tại thông tư 39/2014/TT-BTC có quy định về loại biên bản này. Cụ thể
“Biên bản hủy hóa đơn là biên bản sử dụng để ghi nhận lại toàn bộ quá trình, diễn biến các sự việc trong quá trình hủy hóa đơn. Đối tượng thực hiện việc này phải là người nắm giữ và sử dụng hóa đơn điện tử.”
Như vậy, biên bản hủy hóa đơn được sử dụng trong trường hợp người nộp Thuế hoặc người in ấn, phát hành, sử dụng hóa đơn gặp sai sót trong quá trình in ấn hoặc khởi tạo hóa đơn điện tử nên muốn hủy và không sử dụng hóa đơn cũ.
Doanh nghiệp cần lập biên bản trong các trường hợp sau:
- Tổ chức hoặc cá nhân có hóa đơn nhưng không sử dụng thì phải làm biên bản hủy hóa đơn không sử dụng. Thời gian hủy tối thiểu là 30 ngày kể từ ngày thông báo với bên Thuế.
- Cơ quan Thuế thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng. Khi đó, doanh nghiệp phải hủy hóa đơn trong vòng 10 ngày kể từ ngày nhận được thông báo.
- Đối với các đơn vị kế toán, các hóa đơn đã tạo lập sẽ hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
- Đối với các hóa đơn chưa tạo lập nhưng là vật chứng hoặc có liên quan tới các vụ án kinh tế thì cần lưu trữ lại, không được hủy và xử lý theo pháp luật.
Mẫu biên bản hủy hóa đơn mới nhất
Bạn đọc có thể tham khảo mẫu biên bản hóa đơn dưới đây:
Cách xử lý trường hợp hủy hóa đơn viết sai
Điều 20, Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, xử lý đối với hóa đơn đã lập. Các trường hợp hóa đơn viết sai sẽ được xử lý như sau:
Hóa đơn viết sai nhưng chưa xé khỏi cuốn
Trường hợp này kế toán chỉ cần gạch chéo các liên. Và lưu giữ số hóa đơn đã viết sai này tại cuốn của quyển hóa đơn. Kế toán không cần lập biên bản hủy hóa đơn đới với trường hợp này, cuối kỳ kê khai tình hình sử dụng hóa đơn vào mục hủy hóa đơn trên tờ khai thuế.
Hóa đơn viết sai đã xé khỏi cuốn nhưng chưa giao cho khách
Tương tự như cách hủy hóa đơn ở trường hợp trên: Kế toán gạch chéo các liên, kẹp lại vào cuốn hóa đơn. Đồng thời xuất lại hóa đơn khác đúng các chỉ tiêu cho khách hàng.
Lưu ý: 2 trường hợp trên chỉ áp dụng cho hóa đơn mua của cơ quan Thuế. Còn đối với hóa đơn tự in, kế toán cần phải thu hồi và lưu trữ lại theo đúng quy định.
Hóa đơn viết sai đã giao khách hàng nhưng chưa khai báo thuế
Lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập. Xuất hóa đơn mới, đúng các chỉ tiêu giao cho khách hàng thay thế cho hóa đơn viết sai (ngày ghi trên hóa đơn xuất lại có thể ghi ngày lập hoặc sau ngày lập biên bản thu hồi). Sau đó lập biên bản hủy hóa đơn theo đúng quy định.
Hóa đơn viết sai đã giao khách hàng và đã khai báo thuế
Hóa đơn ghi sai về số tiền, sai sót về mã số thuế
Khi phát hiện sai sót thì người bán và người mua lập biên bản thu hồi hoa đơn. Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót: ghi rõ: điều chỉnh tăng/giảm số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…. Tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn số…, ký hiệu…
Hóa đơn sai tên, địa chỉ nhưng ghi đúng mã số thuế, số tiền
Các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh. Hóa đơn này vẫn được coi là hóa đơn hợp lệ và kê khai báo cáo thuế bình thường.
Kết luận
Như vậy để có thể hủy hóa đơn theo đúng quy định của Luật, bạn đọc hoặc kế toán doanh nghiệp cần căn cứ vào các trường hợp cụ thể để có biện pháp xử lý hợp lý. Bởi không phải trường hợp nào cũng bắt buộc phải lập biên bản hủy hóa đơn. Hi vọng rằng bài viết này có thể mang đến cho bạn đọc những kiến thức hữu ích nhất.
Nếu như bạn cần hỗ trợ, hoặc giải đáp các thắc mắc, bạn đọc có thể để lại comment xuống phía dưới phần bình luận để được hỗ trợ tốt nhất nhé.
Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết này.
Có thể bạn đọc quan tâm:
Để lại một phản hồi