Hộ kinh doanh có nên sử dụng hóa đơn điện tử không?

Hóa đơn điện tử đem đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh và các tổ chức kinh tế. Bài viết giải đáp một số lợi ích của hóa đơn điện tử với hộ kinh doanh. Hy vọng rằng bài viết sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.

1. Ưu điểm của hóa đơn điện tử

Với việc hóa đơn điện tử sẽ dần thay thế vị trí của hóa đơn giấy trong giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ, công tác quản trị của doanh nghiệp cũng như quản lý của cơ quan thuế đã được thực hiện theo hướng hiện đại hóa trên cơ sở áp dụng công nghệ thông tin để thu thập, tổng hợp, báo cáo dữ liệu từ hóa đơn điện tử, thay vì các phương pháp thủ công như sử dụng hóa đơn giấy.

Tại các cuộc họp báo, hội thảo về nghiệp vụ thuế, ông Nguyễn Văn Thủy – Phó Vụ trưởng Vụ Quản lý thuế doanh nghiệp lớn (Tổng cục Thuế) đều khẳng định, ngoài những lợi ích thiết thực, việc sử dụng hóa đơn điện tử còn giúp ngành thuế xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn; từ đó có thể phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, hoàn thuế, phân tích rủi ro doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh. Bên cạnh đó có thể giúp cơ quan hải quan tại các cửa khẩu, sân bay nhanh chóng có thông tin để thực hiện hoàn thuế.

Bên cạnh đó, cơ quan thuế và các cơ quan khác của nhà nước không tốn chi phí thời gian đối chiếu hóa đơn như hiện nay. Hiện nay khi kiểm tra hoàn thuế giá trị gia tăng và kiểm tra thuế thu nhập doanh nghiệp, cơ quan thuế và cơ quan khác của nhà nước đều thực hiện đối chiếu hóa đơn, đây là công việc bắt buộc. Thông thường, thời gian để cơ quan thuế có được kết quả đối chiếu hóa đơn là khoảng 10 ngày làm việc.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

Tuy nhiên, khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn điện tửcó mã xác thực, thông tin về hóa đơn của doanh nghiệp được tập trung tại cơ quan thuế một cách liên tục nên cơ quan thuế có ngay thông tin về doanh thu, chi phí hàng ngày của doanh nghiệp, kịp thời phát hiện ra những bất thường khi doanh nghiệp xuất hóa đơn.

Ngoài những lợi ích trên, việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng giúp cơ quan thuế kịp thời ngăn chặn hóa đơn của các doanh nghiệp bỏ trốn, mất tích, khắc phục tình trạng làm giả hóa đơn, tạo một môi trường kinh doanh lành mạnh cho các doanh nghiệp, thúc đẩy thương mại điện tử phát triển. Đồng thời, sử dụng hóa đơn điện tử góp phần bảo vệ môi trường; khắc phục được trình trạng gian lận sử dụng bất hợp pháp hóa đơn – lập hóa đơn sai lệch nội dung giữa các liên.

Không chỉ đối với các doanh nghiệp lớn, đối với các hộ kinh doanh, hóa đơn đơn điện tử cũng đem lại nhiều lợi ích đáng kể như:

• Tiết kiệm chi phí lưu trữ hóa đơn.
• Giảm thời gian kiểm tra, tra cứu và kiểm toán hoạt động kinh doanh.
• Dễ dàng quản lý hóa đơn.
• Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng dễ dàng qua SMS, Email…

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

2. Hộ kinh doanh có cần sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh muốn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có thể lựa chọn:

• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
• Đăng ký thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Về hồ sơ, doanh nghiệp đăng ký theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Theo quy định thì các đơn vị kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khi sử dụng hóa đơn điện tử sẽ phải lưu trữ đồng thời cả 02 file ở định dạng PDF và XML. Trong đó:

• File XML được mặc định là file chứa toàn bộ dữ liệu của hóa đơn, có giá trị pháp lý khi chưa qua sửa đổi bất kỳ thông tin gì.
• File ở dạng PDF chính là bản thể hiện nội dung của hóa đơn điện tử, có vai trò tương ứng như một bản hóa đơn điện tử thông thường.

>> Tham khảo: Hướng dẫn hạch toán tài sản cố định cho thuê tài chính.

Với quy định trên thì file XML chính là bản định dạng quan trọng thể hiện đầy đủ về hóa đơn điện tử, tương đương như hóa đơn gốc bản giấy. Do đó, trong lưu trữ file XML của hóa đơn điện tử cần hết sức cẩn trọng, tuyệt đối không sửa chữa sau khi xuất file lần đầu để đảm bảo tính pháp lý cho hóa đơn.

Theo Điểm 4 Điều 12 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, quy định về hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh như sau:

“Hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ 03 (ba) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 (mười) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nhưng có thực hiện sổ sách kế toán, có yêu cầu thì cũng được áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định.”

Như vậy, các hộ kinh doanh đáp ứng những điều kiện trên sẽ buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử trong thời gian tới.

Kết luận

Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/