Cách xử lý trường hợp doanh nghiệp mất hóa đơn đầu vào liên 2

Bài viết hướng dẫn 3 bước để xử lý trường hợp mất hóa đơn đầu vào liên 2 theo đúng quy định. Hy vọng rằng bài viết sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.

1. Hóa đơn đầu vào là gì?

Hóa đơn đầu vào được hiểu là những dạng hóa đơn sử dụng vào mục đích mua sắm hàng hóa, vật tư, thanh toán dịch vụ,… phục vụ cho doanh nghiệp. Những chứng từ cần thiết với hóa đơn đầu vào:

• Hợp đồng mua, bán hàng hóa: Nếu hợp đồng không ghi rõ danh mục các mặt hàng bán ra thì cần bổ sung phụ lục kèm theo ghi chi tiết danh mục hàng hóa mua vào.
• Phiếu nhập kho với hàng hóa mua vào.
• Phiếu thu, biên lai ghi lại số tiền giao dịch với khách hàng đối với các loại hàng hóa mua vào khác nhau.
• Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán.

>> Tham khảo: Quy định về hóa đơn xuất khẩu.

Khi nhận hóa đơn điện tử đầu vào, doanh nghiệp cần nhận biết hóa đơn đầu vào hợp lệ để được tính vào chi phí, cụ thể cần lưu ý như sau:

• Hóa đơn đầu vào 20 triệu trở lên bắt buộc phải thanh toán chuyển khoản qua ngân hàng.
• Đối với hóa đơn đầu vào mua bán tài sản cố định: Nếu tài sản là ô tô 9 chỗ trở xuống chở người, có giá trị từ 1,6 tỷ trở lên sẽ không được khấu trừ thuế GTGT.
• Hóa đơn đầu vào kê khai từ năm trước thực hiện thanh toán sang năm kế tiếp.
• Hóa đơn đầu vào của dự án: Thuế GTGT của dự án đến thời điểm quyết toán bị hủy bỏ thì sẽ không được khấu trừ số thuế GTGT đó.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Hướng dẫn các bước xử lý trường hợp mất hóa đơn đầu vào liên 2

Nếu hóa đơn bị mất trước khi thông báo phát hành, doanh nghiệp phải lập thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 5 ngày kể từ ngày bị mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Trường hợp hóa đơn đã làm thông báo phát hành, cách xử lý như sau:

– Bước 1: Hai bên lập biên bản ghi nhận sự việc: ghi rõ hóa đơn bị mất của người bán thực hiện kê khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên người đại diện pháp luật, đóng dấu trên biên bản.

– Bước 2: Người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, lấy chữ ký của người đại diện pháp luật, đóng dấu trên bản sao và giao cho người mua. Người mua sử dụng bản sao này để làm chứng từ kế toán và nộp thuế.

– Bước 3: Làm báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn liên 2. Bên nào làm mất thì bên đó làm báo cáo. Mẫu báo cáo sử dụng mẫu BC21/AC.

Kế toán doanh nghiệp cần lưu ý: Đối với bên bán thì liên 2 là liên giao cho khách hàng nhưng đối với bên mua thì liên 2 là hóa đơn đầu vào. Căn cứ theo Khoản 2, Khoản 3 và Khoảng 4 của Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

>> Tham khảo: Quy định thời điểm lập hóa đơn điện tử với dịch vụ ngân hàng theo Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Nếu bên bán làm mất hóa đơn liên 2

• Phạt 4-8 triệu đồng nếu làm mất hóa đơn chưa lập.
• Phạt 3-5 triệu đồng nếu làm mất hóa đơn đã lập, trong quá trình sử dụng người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ, có tình tiết giảm nhẹ.
• Phạt 4-8 triệu đồng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập trong quá trình sử dụng người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ, không tình tiết giảm nhẹ.

Nếu bên mua làm mất hóa đơn đầu vào liên 2

Trường hợp làm mất hóa đơn đầu vào liên 2 trong quá trình sử dụng:

• Phạt 3-5 triệu đồng nếu bên mua có tình tiết giảm nhẹ.
• Phạt 4-8 triệu đồng nếu không có tình tiết giảm nhẹ.
• Phạt 5-10 triệu đồng nếu làm mất trong thời gian lưu trữ.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Căn cứ theo Điều 25. Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt mất hóa đơn trước khi thực hiện thông báo phát hành:

• Phạt cảnh cáo đối với hành vi khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn thời hạn từ 1-5 ngày, tính từ ngày hết thời hạn khai báo theo quy định, có tình tiết giảm nhẹ.
• Phạt 1-4 triệu đồng nếu khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn chậm 1-5 ngày, kể từ ngày hết thời hạn khai báo theo quy định, không có tình tiết giảm nhẹ.
• Phạt 4-8 triệu đồng đối với một trong các hành vi:

• Khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn quá thời hạn 6 ngày trở lên, tính từ ngày hết thời hạn khai báo theo quy định.
• Không khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Kết luận

Mọi thắc mắc về hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/