Cần chú ý gì khi lập biên bản quyết định sử dụng hóa đơn điện tử

Bài viết tổng hợp một số lưu ý khi doanh nghiệp thực hiện lập biên bản quyết định sử dụng hóa đơn điện tử. Hy vọng rằng bài viết sau sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.

1. Biên bản quyết định sử dụng hóa đơn điện tử cần chú ý gì?

Doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế và đăng ký chuyển dữ liệu trực tiếp đến cơ quan thuế theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP đồng thời doanh nghiệp cần chuẩn bị đủ điều kiện về hạ tầng kỹ thuật và thông báo cho Tổng cục Thuế để phối hợp kết nối.

Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đăng ký chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế được cơ quan thuế ra thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thì cần phối hợp với Tổng cục Thuế để kiểm thử kết nối. Trong thời gian 10 ngày làm việc kể từ ngày Tổng cục Thuế nhận được đề nghị của doanh nghiệp, tổ chức, Tổng cục Thuế sẽ phối hợp kiểm thử kết nối, truyền nhận dữ liệu.

Trường hợp kết quả kiểm thử kết nối, truyền nhận dữ liệu thành công thì doanh nghiệp, tổ chức thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế theo quy định.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

Trường hợp hóa đơn điện tử (có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế) đã gửi cho người mua nhưng người bán hoặc người mua phát hiện sai sót về tên, địa chỉ nhưng không sai sót về mã số thuế và các nội dung khác thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót, không cần lập lại hóa đơn.

Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.

Theo Khoản 2, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC:

• Hóa đơn điện tử điều chỉnh phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
• Trường hợp cần điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn sai sót thì người bán dùng Mẫu số 04/SS-HĐĐT để thông báo việc điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế, chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh nghiệp vụ.
• Nếu hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý nhưng sau đó tiếp tục phát hiện sai sót thì các lần xử lý sau người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.
• Trường hợp nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót: ghi dấu dương đối với điều chỉnh tăng và ghi dấu âm điều chỉnh giảm đúng với thực tế điều chỉnh.

>> Tham khảo: Điều kiện đảm bảo hóa đơn đầu vào hợp lệ.

Khung bố cục của một mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:

• Đơn vị chủ quản, tên doanh nghiệp.
• Quốc hiệu, tiêu ngữ.
• Thời gian, địa điểm lập quyết định.
• Nội dung quyết định: Như hướng dẫn ở mục 2.
• Trách nhiệm của một số bộ phận, cá nhân liên quan.
• Thời hạn có hiệu lực của quyết định.
• Chủ doanh nghiệp hoặc người đại diện hợp phát đóng dấu, ký tên xác nhận.

2. Một số lợi ích của hóa đơn điện tử

Việc triển khai áp dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử xác thực là một trong nhiều giải pháp để đẩy mạnh công cuộc cải cách thủ tục hành chính về thuế, thông qua việc cắt giảm tối đa các thủ tục rườm rà, giảm thiểu thời gian, chi phí làm thủ tục thuế cho doanh nghiệp, đồng thời góp phần nâng cao hiệu quả vào việc hoàn thành nghĩa vụ thu ngân sách nhà nước của ngành Thuế.

Khảo sát về việc triển khai áp dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp đều đánh giá cao những lợi ích, ưu điểm rõ ràng của việc sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử xác thực so với hóa đơn giấy truyền thống.

Bà Hồng Ánh Kim, nhân viên kế toán xuất hóa đơn, Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Ngọc Tân Kiên chia sẻ, từ trước đến nay, doanh nghiệp muốn phát hành hóa đơn phải thực hiện nhiều thủ tục để đăng ký, lưu hành và lưu trữ hóa đơn với cơ quan thuế. Việc áp dụng hóa đơn điện tử sẽ giúp doanh nghiệp giảm thời gian đăng ký phát hành hóa đơn mới và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, giảm thủ tục hành chính, bớt rủi ro, từ đó góp phần nâng cao uy tín của doanh nghiệp đối với khách hàng.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Cùng quan điểm với Hồng Ánh Kim, ông Đình Văn Thiện, Kế toán trưởng Công ty Giấy Xuân Mai cho biết, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy, sau khi xuất hóa đơn phải gửi tới khách hàng thông qua đường bưu điện hoặc chuyển phát nhanh…

Việc gửi, nhận theo các hình thức này dễ bị thất lạc và mất hóa đơn, phát sinh thêm nhiều công việc hơn cho bộ phận kế toán và ảnh hưởng tới hoạt động của doanh nghiệp.

“Với hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử xác thực, việc gửi, nhận hóa đơn cho khách hàng được thực hiện nhanh chóng thông qua các phương tiện điện tử. Đồng thời, doanh nghiệp cũng không phải lưu trữ, bảo quản hóa đơn, tránh rủi ro mất, hỏng hóa đơn. Từ đó, hạn chế được các thủ tục thông báo tới cơ quan thuế và tránh được các mức phạt phát sinh”, ông Thiện nói.

Đánh giá cao những ưu điểm của việc sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử xác thực, ông Lê Thanh Dũng, Phó Giám đốc Công ty phần mềm kế toán VACOM cho rằng, hiện nay các doanh nghiệp đang phải chịu chi phí rất cao cho việc in ấn, phát hành, quản lý, sử dụng, lưu trữ hóa đơn.

Đơn cử, theo tính toán của ông Dũng, tại VACOM, với lượng xuất hóa đơn trung bình khoảng 500 hóa đơn/tháng, tính tổng tất cả các chi phí (bao gồm chi phí in hóa đơn, chi phí chuyển phát nhanh, chi phí cho nhân viên xử lý hóa đơn, chi phí phục vụ việc đóng gói, thùng hồ sơ, thuê chỗ lưu trữ, phong bì…) trung bình mỗi tờ hóa đơn sẽ hết khoảng hơn 15.000 VNĐ. Theo đó, tổng chi phí hóa đơn mỗi tháng là khoảng hơn 7,6 triệu đồng; tổng chi phí hóa đơn cả năm là hơn 91 triệu đồng.

>> Tham khảo: Mất hóa đơn đầu ra chưa kê khai thuế xử lý thế nào?

“Việc triển khai hóa đơn điện tử, không những doanh nghiệp nhận được những giá trị hữu hình như tiết kiệm chi phí về tiền bạc, đi lại, thời gian… mà còn có thể nhận được những giá trị vô hình khác, không thể quy đổi thành tiền được, đó là giá trị cơ hội khi doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng dịch vụ hiện đại, tiện ích, nhanh chóng, góp phần nâng cao giá trị thương hiệu của DN”, ông Dũng nhấn mạnh.

Nhìn từ góc độ quản lý nhà nước, theo chuyên gia kinh tế Nguyễn Minh Phong, dữ liệu từ hóa đơn điện tử của doanh nghiệp khi được kết nối với cơ quan thuế sẽ giúp cơ quan thuế xây dựng kho dữ liệu tập trung về hóa đơn, phục vụ kịp thời cho công tác quản lý của nhà nước.

Trên cơ sở đó sẽ giảm thiểu được các rủi ro trong lĩnh vực thuế và góp phần tạo lập môi trường kinh doanh bình đẳng, minh bạch để doanh nghiệp phát triển…

Kết luận

Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/