Để xử lý trường hợp mất hóa đơn đầu vào, kế toán có thể tham khảo Thông tư 176/2016/TT-BTC để thực hiện như sau:
Bước 1: Lập biên bản ghi nhận lại sự việc
Kế toán bên bán và bên mua cần lập biên bản ghi nhận sự việc mất hóa đơn đầu vào, ghi rõ liên 1 của người bán khai, nộp thuế trong thời gian nào. Người đại diện lập biên bản ký và ghi rõ họ tên, đóng dấu.
Để lập báo cáo mất hóa đơn, hiện nay kế toán có thể thực hiện trực tiếp và nhanh chóng trên phần mềm Hỗ trợ kê khai của Tổng cục thuế. Mẫu báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn trên phần mềm HTKK là mẫu BC21/AC:
- [Cột số 1]: Số thứ tự.
- [Cột số 2]: Mẫu hóa đơn. Kế toán chỉ cần bấm vào mũi tên để lựa chọn mẫu hóa đơn muốn báo cáo bị mất. Ví dụ hóa đơn GTGT sẽ chọn “01/GTKT”.
- [Cột số 3]: Tên loại hóa đơn, do phần mềm cập nhật tự động.
- [Cột số 4]: Mẫu số hóa đơn, do phần mềm tự động cập nhật, kế toán có thể xem thêm trên hóa đơn để ghi thêm cho đầy đủ.
- [Cột số 5: Ký hiệu hóa đơn, ghi theo hóa đơn gốc.
- [Cột 6 và 7]: Từ số đến số:
- Nếu mất nhiều hóa đơn liên tiếp thì kế toán ghi từ số đến số.
- Nếu mất nhiều hóa đơn nhưng không liên tiếp thì kế toán phải thêm dòng và ghi các số hóa đơn bị mất.
- [Cột số 8]: Cột số lượng, tự động cập nhật.
- [Cột số 9]: Liên hóa đơn, mất liên nào thì ghi liên đó.
- [Cột số 10]: Ghi chú.
- [Cột lý do]: Ghi lý do mất hóa đơn đầu vào.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
Bước 2: Người bán in liên 1, ký và đóng dấu để xác nhận bản sao
Nếu liên 2 hóa đơn bị mất, người bán có thể in liên 1 của hóa đơn ra một bản sao sau đó xin chữ ký người đại diện pháp luật của bên bán, đóng dấu để xác nhận và giao bản sau này cho người mua. Người mua có thể sử dụng bản sao này làm chứng từ hợp pháp để hạch toán và kê khai thuế.
Hóa đơn đầu vào là loại hóa đơn được sử dụng vào mục đích mua sắm hàng hóa, vật tư, thanh toán dịch vụ,… phục vụ cho doanh nghiệp.
Ngược lại, hóa đơn đầu ra là hóa đơn được bên bán hàng hóa, dịch vụ tạo lập nhằm mục đích ghi nhận thông tin bán hàng hóa, dịch vụ theo đúng quy định pháp luật.
– Chụp ảnh hóa đơn điện tử đầu vào và lưu bằng file ảnh
Sau khi nhận hóa đơn điện tử đầu vào từ nhà cung cấp, nhiều kế toán thường có thói quen lưu ảnh hóa đơn vào folder trên máy tính để tiện cho việc theo dõi. Việc lưu trữ hóa đơn thường theo ngày/tháng/năm – tên nhà cung cấp – Số hóa đơn,…
Ưu điểm:
- Dễ thực hiện, quản lý và lưu trữ hóa đơn.
Hạn chế:
- Phương pháp thủ công, mất nhiều thời gian, không thể thao tác với nhiều hóa đơn cùng một lúc.
- Không lọc được các hóa đơn theo từng nhà cung cấp, khó khăn khi tra cứu.
- Việc kiểm tra thông tin trên hóa đơn bằng mắt thường dễ xảy ra sai sót.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
– Quản lý hóa đơn đầu vào bằng email riêng
Thay vì sử dụng chung email của công ty để nhận hóa đơn điện tử đầu vào, kế toán có thể tạo lập một email mới chỉ sử dụng để nhận hóa đơn đầu vào nhằm thuận tiện cho việc quản lý hóa đơn điện tử mua hàng hóa, dịch vụ.
Ưu điểm:
- Hóa đơn đầu vào của nhà cung cấp sẽ được quản lý riêng trên một email, dễ dàng phân loại và không bị sót, hạn chế nhầm lẫn với các email thuộc danh mục công việc khác.
- Kế toán dễ dàng theo dõi và tải về để phục vụ cho các nghiệp vụ kế toán khác.
Hạn chế:
- Tính chuyên nghiệp không cao.
- Tiềm ẩn nguy cơ bị mất dữ liệu trong trường hợp email bị mất, bị khóa.
– Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào
Khắc phục tất cả các điểm hạn chế của các phương pháp quản lý hóa đơn điện tử đầu vào nêu trên, sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào là hình thức tối ưu nhất hiện nay.
Phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào giúp kế toán giảm bớt tối đa thời gian nhập liệu, đối chiếu, so sánh và kiểm tra dữ liệu hóa đơn.
Sau khi kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, hệ thống phần mềm sẽ tự động cập nhật dữ liệu lên phần mềm, phục vụ cho quá trình tra cứu dữ liệu.
Được phát triển bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn, phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào GETinvoice giúp kế toán tiết kiệm tối đa thời gian, tối ưu hiệu quả công việc.
Không chỉ hỗ trợ quản lý hóa đơn đầu vào, phần mềm cung cấp nhiều tiện ích góp phần tối ưu công việc của kế toán, đảm bảo an toàn thông tin, tối đa bảo mật dữ liệu.
>> Tham khảo: Hạch toán hóa đơn tiêu dùng nội bộ thế nào?
Bước 3: Nộp báo cáo mất hóa đơn cho cơ quan thuế
Lưu ý: Nếu nguyên nhân làm mất hóa đơn đầu vào là do bên thứ ba thì bên thuê bên thứ ba phải chịu trách nhiệm và chịu phạt.
Trường hợp các đơn vị kinh doanh không kê khai hóa đơn đầu vào, khi cơ quan thuế kiểm tra không thể xuất trình, chứng minh hóa đơn mua hàng thì sẽ phải chịu xử phạt với hành vi vi phạm mất hóa đơn. Căn cứ Điều 26, Nghị định 125/2020/NĐ-CP, các hành vi vi phạm làm mất, cháy, hỏng hóa đơn, tùy mức độ vi phạm, sẽ phải chịu các mức xử phạt sau:
– Phạt cảnh cáo
- Hình phạt này áp dụng với các hành vi vi phạm sau:
- Hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (trừ liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ;
Hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập sai, đã xóa bỏ và người bán đã lập hóa đơn khác thay thế cho hóa đơn lập sai, xóa bỏ này.
>> Tham khảo: Hành vi bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn chứng từ và mức phạt nếu vi phạm.
– Phạt tiền từ 3 – 5 triệu đồng
Hình phạt này áp dụng với các hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ.
Lưu ý rằng, trường hợp này thì người mua làm mất, cháy, hỏng hóa đơn phải có biên bản của người bán và người mua ghi nhận sự việc.
– Phạt tiền từ 4 – 8 triệu đồng
Hình phạt này áp dụng với các hành vi vi phạm sau:
- Hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành, đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa lập;
- Hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ.
Lưu ý rằng, các trường hợp vi phạm này thì bên mua làm mất, cháy, hỏng hóa đơn phải có biên bản của người bán và người mua ghi nhận sự việc.
Kết luận
Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi