Bài viết tổng hợp một số quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử. Hy vọng rằng bài viết sau sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.
1. Mức phạt khi để cháy hỏng hóa đơn
Doanh nghiệp có thể bị phạt đối với hành vi khai báo muộn việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Cụ thể, tại Điều 25 của Nghị định 125/2020/NĐ-CP đã có quy định chi tiết về hành vi khai báo cháy, mất, hỏng hóa đơn quá thời hạn:
Phạt cảnh cáo: Khi khai báo quá thời hạn 1-5 ngày tính từ ngày hết hạn theo quy định, có tình tiết giảm nhẹ.
Phạt 1-4 triệu đồng: Khi khai báo quá thời hạn 1-5 ngày tính từ ngày hết hạn theo quy định, trừ trường hợp đã được quy định tại Khoản 1 Điều này.
Phạt 4-8 triệu đồng đối với các hành vi:
- Khai báo quá thời hạn 6 ngày trở lên kể từ ngày hết hạn theo quy định.
- Không khai báo hành vi mất, cháy, hỏng hóa đơn.
Ngoài ra, ngày 19/10/2020, Nghị định 125/2020/NĐ-CP được Chính Phủ ban hành, quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn. Mức phạt được quy định tại Điều 26 của Nghị định này.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử xác thực là gì?
Đối với hành vi mất hóa đơn liên 2 – Liên giao cho khách hàng, các mức phạt có thể bị áp dụng:
Phạt cảnh cáo: Đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn lập sai, đã xóa bỏ và người bán đã lập hóa đơn khác thay thế cho hóa đơn lập sai, xóa bỏ này.
Phạt 2-5 triệu đồng đối với hành vi làm mất, cháy hỏng liên 2 của hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã thực hiện kê khai, nộp thuế và có tài liệu, hồ sơ chứng minh cho việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ.
Nếu người mua là đối tượng làm mất hóa đơn đã lập (liên 2) thì cần phải có biên bản của hai bên ghi nhận sự việc.
Phạt 4-8 triệu đồng đối với hành vi: Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã thực hiện kê khai, nộp thuế, có tài liệu, hồ sơ và chứng từ để chứng minh cho việc mua bán hàng hóa, dịch vụ.
Lưu ý: Nếu người mua làm mất, cháy, hỏng hóa đơn thì cần phải có biên bản của hai bên để ghi nhận lại sự việc.
Phạt 5-10 triệu đồng: đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, đã kê khai và nộp thuế, trong quá trình sử dụng hoặc lưu trữ, trừ các trường hợp tại Khoản 1, 2, 3 của Điều này.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
2. Làm thế nào để lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn?
Để có được cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào an toàn, hợp pháp, trước tiên bạn cần nắm được các văn bản pháp luật hiện hành có quy định quy định về hóa đơn điện tử nói chung và lưu trữ hóa đơn điện tử nói riêng.
Theo đó, căn cứ vào Khoản 1, Điều 1 của Thông tư 32/2011/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử hợp pháp như sau:
- Bên bán và mua hàng, có sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập các báo cáo tài chính thì cần phải tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng thời hạn quy định của Luật kế toán. Với các trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử thì các tổ chức trung gian phải thực hiện việc lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng thời hạn quy định của Luật kế toán.
- Với trường hợp bên bán hay bên mua là đơn vị kế toán thì tổ chức trung gian cần cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cần phải có trách nhiệm lưu trữ, sao lưu dữ liệu hóa đơn điện tử ra các vật mang tin như: bút nhớ (đĩa flash USB), đĩa CD và DVD, đĩa cứng gắn ngoài, đĩa cứng gắn trong,… hoặc tiến hành sao lưu trực tuyến để có thể bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.
Tại Khoản 2, Điều 1 của Thông tư 32/2011/TT-BTC, Bộ Tài chính cũng quy định thêm về việc lưu trữ hóa đơn điện tử đã lập dưới dạng thông điệp dữ liệu thì cần phải thoả mãn các điều kiện sau:
- Người dùng phải truy cập và xem được nội dung của hóa đơn điện tử nhằm tham chiếu những khi cần thiết.
- Nội dung của hóa đơn điện tử cần được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi đi hay nhận về, hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện nội dung hóa đơn điện tử đó một cách chính xác nhất.
- Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ theo một cách thức nhất định, cho phép người dùng xác định được nguồn gốc khởi tạo, nơi đến và ngày giờ gửi/nhận hóa đơn điện tử.
>> Tham khảo: Quy định về ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử năm 2023.
Như vậy, với các quy định nêu trên của Bộ Tài chính về vấn đề lưu trữ hóa đơn điện tử thì các hóa đơn điện tử sau khi được xuất phải được lưu trữ thông thường khoảng 10 năm để đảm bảo tính hợp pháp theo quy định của Luật Kế toán.
Thực tế, so với các hóa đơn giấy thì rủi ro cháy, mất, hỏng hóa đơn điện tử là không thể xảy ra. Tuy nhiên, để nâng cấp tối đa tính bảo mật cho thông tin hóa đơn nói chung, thông tin doanh nghiệp và khách hàng của doanh nghiệp nói riêng thì các tổ chức, doanh nghiệp cũng nên lựa chọn lựa chọn sử dụng các phần mềm hóa đơn điện tử chuyên nghiệp, của các nhà cung cấp uy tín để có thể “chọn mặt gửi vàng”. Bởi lẽ, trong kinh doanh, tính bảo mật thông tin là yếu tố vô cùng quan trọng, quyết định sự thành bại và hạn chế tối đa rủi ro có thể xảy ra với mỗi tổ chức, doanh nghiệp.
Tại Khoản 2, Điều 1 của Thông tư 32/2011/TT-BTC, Bộ Tài chính cũng quy định thêm về việc lưu trữ hóa đơn điện tử đã lập dưới dạng thông điệp dữ liệu thì cần phải thoả mãn các điều kiện sau:
- Người dùng phải truy cập và xem được nội dung của hóa đơn điện tử nhằm tham chiếu những khi cần thiết.
- Nội dung của hóa đơn điện tử cần được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi đi hay nhận về, hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện nội dung hóa đơn điện tử đó một cách chính xác nhất.
- Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ theo một cách thức nhất định, cho phép người dùng xác định được nguồn gốc khởi tạo, nơi đến và ngày giờ gửi/nhận hóa đơn điện tử.
Như vậy, với các quy định nêu trên của Bộ Tài chính về vấn đề lưu trữ hóa đơn điện tử thì các hóa đơn điện tử sau khi được xuất phải được lưu trữ thông thường khoảng 10 năm để đảm bảo tính hợp pháp theo quy định của Luật Kế toán.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Thực tế, so với các hóa đơn giấy thì rủi ro cháy, mất, hỏng hóa đơn điện tử là không thể xảy ra. Tuy nhiên, để nâng cấp tối đa tính bảo mật cho thông tin hóa đơn nói chung, thông tin doanh nghiệp và khách hàng của doanh nghiệp nói riêng thì các tổ chức, doanh nghiệp cũng nên lựa chọn lựa chọn sử dụng các phần mềm hóa đơn điện tử chuyên nghiệp, của các nhà cung cấp uy tín để có thể “chọn mặt gửi vàng”. Bởi lẽ, trong kinh doanh, tính bảo mật thông tin là yếu tố vô cùng quan trọng, quyết định sự thành bại và hạn chế tối đa rủi ro có thể xảy ra với mỗi tổ chức, doanh nghiệp.
Kết luận
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi