Hướng dẫn khai báo hải quan điện tử – VNACCS/VCIS

Hải quan điện tử là hình thức thực hiện thủ tục hải quan hoàn toàn trực tuyến thông qua hệ thống VNACCS (Vietnam Automated Cargo Clearance System) và VCIS (Vietnam Customs Intelligence System). Doanh nghiệp khai báo, truyền tờ khai, nhận phân luồng và thông quan mà không cần nộp hồ sơ giấy tại cửa khẩu. Hệ thống hải quan điện tử được triển khai rộng rãi từ năm 2014, kết nối với Cổng thông tin một cửa quốc gia (VNNSW), giúp giảm thời gian thông quan xuống chỉ vài phút với luồng xanh.

1. Chuẩn bị trước khi khai báo

Trước khi bắt đầu, bạn cần:

• Chữ ký số (Token): Mua từ nhà cung cấp như Thái Sơn ECA. Chữ ký số phải được đăng ký với Hải quan.
• Phần mềm khai báo: Phổ biến nhất là ECUS5 VNACCS (Thái Sơn), FPT VNACCS, hoặc phần mềm miễn phí của Tổng cục Hải quan. Tải ECUS5 tại thaison.vn.
• Tài khoản VNACCS: Đăng ký tại https://dknsd.customs.gov.vn hoặc customs.gov.vn.
• Chứng từ cần chuẩn bị:
  • Hóa đơn thương mại (Invoice)
  • Packing List
  • Vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill)
  • C/O (nếu có ưu đãi thuế)
  • Giấy phép nhập khẩu/xuất khẩu (nếu hàng thuộc quản lý chuyên ngành)
  • Hợp đồng thương mại
  • Catalog, MSDS (nếu cần)

Đăng ký tài khoản VNACCS:

1. Truy cập https://dknsd.customs.gov.vn.
2. Chọn “Đăng ký mới”.
3. Đọc thông tin chữ ký số, nhập MST, email, mật khẩu.
4. Xác nhận và nhận User Code, Password, Terminal ID, Terminal Access Key.

Cài đặt và thiết lập phần mềm (ví dụ ECUS5):

• Cài Java nếu cần.
• Vào Hệ thống → Thiết lập thông số khai báo VNACCS: Nhập User Code, Password, Terminal ID, Terminal Access Key.
• Thiết lập chữ ký số và thông tin doanh nghiệp.

>> Tham khảo: Quy định thuế khi bán hàng qua sàn TMĐT.

2. Quy trình khai báo tờ khai nhập khẩu (IDA → IDC)

Quy trình chính cho hàng nhập khẩu:

• Mở tờ khai mới: Trong phần mềm, chọn Tờ khai xuất nhập khẩu → Tờ khai nhập khẩu mới.
• Nhập thông tin chung:
  • Loại hình (ví dụ: A11 – Nhập kinh doanh, E11 – Nhập sản xuất xuất khẩu…).
  • Mã HQ (cửa khẩu), phương thức vận chuyển (1=Đường biển, 4=Đường hàng không…).
  • Thông tin người nhập khẩu, người xuất khẩu, đại lý (nếu có).
• Khai danh sách hàng hóa (tối đa 50 dòng/tờ khai):
  • Mã HS, mô tả hàng, số lượng, đơn vị, trọng lượng, trị giá, xuất xứ.
  • Mã thuế, thuế suất (hệ thống tự tính).
• Khai trước thông tin (IDA): Chọn nghiệp vụ 1. Khai trước thông tin tờ khai (IDA) → Truyền.
• Kiểm tra phản hồi: Hệ thống trả về số tờ khai tạm. Kiểm tra lỗi.
• Đăng ký chính thức (IDC): Chọn 3. Khai chính thức tờ khai (IDC).
• Nhận phân luồng:
  • Luồng Xanh: Thông quan ngay, in tờ khai.
  • Luồng Vàng: Kiểm tra hồ sơ.
  • Luồng Đỏ: Kiểm tra thực tế hàng hóa.
• Nộp thuế điện tử: Qua ngân hàng hoặc cổng thanh toán.
• Hoàn tất: Nhận hàng, in chứng từ.

>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.

3. Quy trình khai báo tờ khai xuất khẩu (EDA → EDC)

Tương tự nhập khẩu nhưng một số điểm khác:

• Tạo tờ khai xuất khẩu mới.
• Nhập thông tin:
  • Loại hình (ví dụ: E62 – Xuất kinh doanh).
  • Thông tin người xuất khẩu, người nhập khẩu nước ngoài.
  • Danh sách hàng: HS code, mô tả, giá FOB/CIF…
• Khai trước (EDA) → Truyền.
• Kiểm tra và khai chính thức (EDC).
• Phân luồng và thông quan: Thường nhanh hơn nhập khẩu.
• Khai bổ sung nếu cần (sửa STQ).

Lưu ý khi khai danh sách hàng:

• Mã HS phải chính xác theo Biểu thuế 2026.
• Trị giá tính thuế đúng Incoterms.
• Đính kèm chứng từ điện tử (PDF/XML) qua tab “Đính kèm”.

>> Tham khảo: Toàn cảnh thuế TNDN 2026: Những điều chỉnh quan trọng doanh nghiệp cần lưu ý.

4. Phân luồng và các bước sau thông quan

Hệ thống tự động phân luồng dựa trên rủi ro:

• Xanh: ~70-80% tờ khai, thông quan ngay.
• Vàng/Đỏ: Kiểm tra thêm, có thể yêu cầu bổ sung giấy tờ.

Sau thông quan:

• Thanh khoản (nếu loại hình đặc thù như gia công).
• Lưu trữ chứng từ điện tử ít nhất 5 năm.
• Theo dõi trên cổng VNACCS hoặc customs.gov.vn.

5. Loại hình đặc thù (Gia công, SXXK)

• Khai hợp đồng gia công, danh mục nguyên liệu trên menu Loại hình (vẫn dùng quy trình V4 cũ).
• Tờ khai thông quan dùng VNACCS.
• Thanh khoản định kỳ.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

6. Lỗi thường gặp và cách khắc phục

• Sai mã loại hình/HS: Không bổ sung được → Phải hủy tờ khai và khai mới. Kiểm tra kỹ trước IDA/EDA.
• Sai thông tin doanh nghiệp/trị giá: Sửa STQ (nếu được phép).
• Lỗi truyền: Kiểm tra kết nối, chữ ký số, proxy.
• Tờ khai treo: Tra cứu trạng thái và liên hệ hỗ trợ Hải quan.
• Thiếu chứng từ đính kèm → Bị luồng đỏ.

Mẹo tránh lỗi: Đối chiếu Invoice – Packing List – Vận đơn trước khi truyền. Sử dụng tính năng copy từ tờ khai cũ nhưng kiểm tra lại toàn bộ.

Kết luận

Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/