Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm Einvoice

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp sẽ phải sử dụng hóa đơn điện tử trong hoạt động kinh doanh vào năm 2022. Bài viết hướng dẫn doanh nghiệp xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm Einvoice.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính.

Doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử khi sử dụng các loại sau:

• Hóa đơn xuất khẩu
• Hóa đơn giá trị gia tăng
• Hóa đơn bán hàng
• Hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…
• Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,… hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

2. Giới thiệu phần mềm Einvoice

Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice được Công ty TNHH phát triển công nghệ Thái Sơn phát triển tuân thủ Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice tích hợp đầy đủ các tính năng cho quy trình tạo lập, gửi hóa đơn cho khách hàng bằng phương tiện điện tử, giúp giảm chi phí, thời gian cho doanh nghiệp. Phần mềm E-Invoice hỗ trợ đầy đủ các mẫu hóa đơn: 01GTKT, 02GTTT, 07KPTQ, … theo quy chuẩn của Tổng cục Thuế. Phần mềm còn cho phép doanh nghiệp tự thiết kế mẫu hoá đơn, chủ động đưa hình ảnh thương hiệu của đơn vị mình lên hóa đơn. Với phần mềm E-Invoice, doanh nghiệp được hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng ngay trên phần mềm và theo đúng quy định.

Sử dụng phần mềm E-Invoice mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp như: giảm chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển hóa đơn, bảo mật an toàn dữ liệu. Doanh nghiệp thực hiện tạo lập hóa đơn điện tử cho khách hàng một cách đơn giản, chính xác nhờ cơ sở dữ liệu thông tin doanh nghiệp đã được tích hợp sẵn trên phần mềm. Việc ký số lên từng hóa đơn điện tử hoặc ký điện tử cùng lúc cho nhiều hóa đơn đã lập cũng trở lên dễ dàng hơn. Sau khi lập hóa đơn, phần mềm cho phép tự động gửi hóa đơn cho khách hàng thông qua các phương tiện điện tử như: email, SMS…

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan Thuế.

3. Quy trình xuất hóa đơn trên phần mềm Einvoice

Bước 1 : Đăng nhập phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice

Dù các phần mềm hóa đơn điện tử có thao tác không hoàn toàn giống nhau nhưng về cơ bản các bước tiến hành cũng được thực hiện tương tự như nhau.

Chẳng hạn như doanh nghiệp bạn đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của ThaisonSoft thì bước đầu tiên bạn cần làm là đăng nhập vào hệ thống phần mềm E-invoice thì mới có thể thực hiện việc xuất hóa đơn.

Theo đó, muốn đăng nhập thành công, bạn cần phải điền đầy đủ 03 trường thông tin cơ bản, gồm: Mã số thuế, tên đăng nhập và mật khẩu. Thực tế, không riêng E-invoice mà hầu hết các phần mềm hóa đơn điện tử khi đăng nhập đều sẽ yêu cầu bạn nhập các trường thông tin này.

Sau khi đã điền đầy đủ thông tin, bạn nhấn chọn ô “Đăng nhập”.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

Bước 2: Nhấn chọn chức năng “Sử dụng hóa đơn”

Khi đã đăng nhập thành công, trên giao diện chính phần mềm E-invoice, bạn nhấn chọn chức năng “Sử dụng hóa đơn”, chọn tiếp “Lập hóa đơn giá trị gia tăng” hay chọn một loại hóa đơn nào khác mà bạn đang muốn tạo lập và xuất.

Bước 3: Điền thông tin hóa đơn

Bước cuối cùng và cũng là bước quan trọng nhất để có thể tạo lập xuất hóa đơn điện tử thành công, bạn cần điền đầy đủ thông tin về hóa đơn được hệ thống yêu cầu.

Tuy nhiên, với việc sử dụng hóa đơn điện tử như E-invoice thì bạn chỉ cần điền đầy đủ tất cả trường thông tin trong lần lập hóa đơn đầu tiên, các lần sau thì một số trường thông tin sẽ được hệ thống điền tự động, bạn chỉ cần điền mục “Thông tin chi tiết về người mua hàng”.

Đây cũng chính là một trong những ưu điểm giúp rút ngắn quy trình tạo lập hóa đơn, tiết kiệm tối đa thời gian, nhân lực. Do đó, ngày càng có nhiều doanh nghiệp sớm thực hiện việc chuyển đổi hóa đơn số.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Ngay sau đó, hệ thống sẽ hỏi bạn có muốn ký số không? Khi này, các kế toán cần cắm token chữ ký số vào cổng usb của máy tính để tiến hành ký số. Khi đã việc ký số hoàn thành thì việc lập hóa đơn cũng được coi như đã hoàn tất.

Thêm một ưu điểm nữa khi sử dụng hóa đơn phần mềm hóa đơn điện tử như E-invoice, ngay sau khi bạn nhấn xuất hóa đơn thì hệ thống sẽ tự động gửi hóa đơn này đến cho khách hàng của doanh nghiệp theo phương thức Email hoặc SMS, tùy doanh nghiệp cài đặt.

Kết luận

Mọi thắc mắc liên quan đến quy trình xuất hóa đơn điện tử hay muốn nhận tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/