Xuất hóa đơn là 1 trong những nghiệp vụ thiết yếu trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử. Vậy việc xuất hóa đơn có cần phải tuân thủ quy định hay nguyên tắc bắt buộc hay không. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn đọc tìm hiểu về các nguyên tắc xuất hóa đơn. Hãy cùng hóa đơn điện tử xác thực tìm hiểu.
Hóa đơn là gì và các loại hóa đơn
- Hóa đơn GTGT/ hóa đơn VAT/ hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ dành cho các tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ;
- Hóa đơn bán hàng là hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ dành cho các tổ chức, cá nhân khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp.
- Các loại hóa đơn khác: Vé, thẻ hoặc các chứng từ có tên gọi khác…
Hình thức hóa đơn
- Hóa đơn tự in là hóa đơn do các tổ chức, cá nhân kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, dịch vụ;
- Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành;
- Hóa đơn đặt in là hóa đơn do các tổ chức, cá nhân kinh doanh đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, cá nhân.
Nguyên tắc xuất hóa đơn
Doanh nghiệp khi bán hàng hóa, dịch vụ phải lập hóa đơn theo quy định và giao cho khách hàng. Hóa đơn phải được lập ngay khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ theo đúng các nội dung, chỉ tiêu in sẵn trên mẫu hóa đơn.
Doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT phải sử dụng hóa đơn GTGT, kể cả trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt.
Tuy nhiên khi doanh nghiệp xuất hóa đơn giá trị gia tăng phải hợp lý, chặt chẽ và đúng nguyên tắc theo quy định của luật và cơ quan tài chính thì hóa đơn đó mới được cơ quan thuế chấp nhận.
Các chứng từ cần thiết đối với một hoá đơn GTGT mua vào hoặc bán ra
- Hợp đồng mua, hợp đồng bán hàng hóa (Hợp đồng mua bán hàng hoá), trong trường hợp
- Hợp đồng không ghi chi tiết danh mục các mặt hàng bán ra cần có Phụ lục Hợp đồng ghi chi tiết danh mục hàng hoá mua vào hoặc bán ra);
- Phiếu xuất kho; phiếu nhập kho đối với hàng hoá bán ra hoặc mua vào;
- Phiếu thu, phiếu chi ghi lại số tiền giao dịch với khách hàng đối với hàng hoá bán ra hoặc mua vào;
- Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán;
Lưu ý khi xuất hóa đơn
- Tại các văn bản và chứng từ nêu trên đều phải ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu theo đúng qui định của pháp luật;
- Chỉ xuất hoá đơn đối với các hàng hóa doanh nghiệp kinh doanh đã được đăng ký kinh doanh tại Sở kế hoạch và đầu tư và cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
- Khi xuất hóa đơn phải ghi đúng mức thuế xuất áp dụng theo quy định của Bộ tài chính đối với những hàng hóa, dịch vụ đó. Đặc biệt doanh nghiệp cần phải chú ý đến câu chữ khi viết hóa đơn nếu không sẽ đang ở một mức thuế suất thấp bị bắt nâng lên một mức thuế rất cao.
Doanh nghiệp có thể kiểm tra thông tin đối tác bán hàng bằng cách truy cập vào trang web của Sở Kế hoạch và đầu tư tại địa chỉ: www.hapi.gov.vn và vào website của Tổng cục thuế www.gdt.gov.vn khi đó daonh nghiệp có thể biết được đối tác kinh doanh hoạt động trong lĩnh vực nào và tình trạng hoạt động doanh nghiệp của đối tác.
Thời điểm xuất hóa đơn
Theo Khoản 2 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC quy định rõ về thời điểm lập hóa đơn tài chính khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ như sau:
- Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
- Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền…
- Ngày lập hóa đơn đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng…
- Ngày lập hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu do người xuất khẩu tự xác định phù hợp với thỏa thuận giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu. Ngày xác định doanh thu xuất khẩu để tính thuế là ngày xác nhận hoàn tất thủ tục hải quan trên tờ khai hải quan.
Kết luận
Như vậy bài viết trên đây đã diểm qua các trhoong tin cơ bản nhất của hóa đơn điện tử và các nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử mà mọi doanh nghiệp đều cần thiết phải lưu ý để tránh gặp phải những sai sót đáng tiếc. Nếu như bạn đọc có bất cứ câu hỏi hay những thắc mắc cần được giải đáp. Bạn đọc có thể để lại ý kiến phía dưới phần bình luận. Hóa đơn điện tử xác thực luôn sẵn sàng hỗ trợ.
Cảm ơn bạn đọc đã theo dõi bài viết này.
Bài viết liên quan:
Để lại một phản hồi