Tờ khai thuế là biểu mẫu được người nộp thuế sử dụng để kê khai các thông tin liên quan đến nghĩa vụ thuế với cơ quan thuế. Tùy từng sắc thuế và đối tượng nộp thuế, tờ khai có thể được lập theo tháng, quý, năm hoặc theo từng trường hợp phát sinh. Trong thực tế, tờ khai thuế là một phần quan trọng của hồ sơ khai thuế. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và tổ chức trả thu nhập cần xác định đúng loại tờ khai, kỳ tính thuế, số liệu kê khai và thời điểm nộp để hạn chế sai sót.
1. Tờ khai thuế là gì?
Hiểu đơn giản, tờ khai thuế là văn bản hoặc dữ liệu điện tử do người nộp thuế lập để cung cấp thông tin phục vụ việc xác định nghĩa vụ thuế.
Trên tờ khai thường có các thông tin cơ bản như:
- Thông tin người nộp thuế.
- Mã số thuế.
- Kỳ tính thuế.
- Loại thuế kê khai.
- Doanh thu, thu nhập hoặc các căn cứ tính thuế.
- Số thuế phát sinh.
- Số thuế được khấu trừ, miễn, giảm hoặc được xử lý theo quy định nếu có.
- Số thuế phải nộp hoặc còn được khấu trừ, tùy từng sắc thuế.
Tờ khai thuế có thể được lập và gửi bằng phương thức điện tử theo hệ thống thuế điện tử. Đây cũng là lý do các truy vấn như “kê khai thuế qua mạng”, “kê khai thuế điện tử”, “kê khai thuế trực tuyến” và “hướng dẫn nộp tờ khai thuế qua mạng” thường đi cùng chủ đề này.
>> Tham khảo: Hướng dẫn chế độ kế toán cho hộ kinh doanh.
2. Tờ khai thuế khác hồ sơ khai thuế như thế nào?
Hai khái niệm này thường bị sử dụng lẫn nhau nhưng không hoàn toàn giống nhau.
Tờ khai thuế là biểu mẫu chứa các thông tin kê khai về nghĩa vụ thuế.
Trong khi đó, hồ sơ khai thuế có thể bao gồm tờ khai và các phụ lục, tài liệu liên quan theo từng trường hợp.
Ví dụ, khi người nộp thuế thực hiện khai bổ sung, hồ sơ có thể bao gồm Mẫu số 01/KHBS – Tờ khai bổ sung hồ sơ khai thuế và các phụ lục liên quan.
Theo tài liệu về Thông tư 89/2026/TT-BTC, từ ngày 01/7/2026, Mẫu số 01/KHBS được sử dụng khi người nộp thuế phát hiện sai sót trong hồ sơ khai thuế đã được cơ quan thuế chấp nhận và thực hiện khai bổ sung theo quy định.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.
3. Có những loại tờ khai thuế nào?
Tờ khai được phân loại theo từng sắc thuế và nghĩa vụ của người nộp thuế. Một số nhóm thường gặp gồm:
3.1. Tờ khai thuế GTGT
Tờ khai thuế giá trị gia tăng được sử dụng để kê khai nghĩa vụ thuế GTGT theo phương pháp và trường hợp áp dụng.
Bộ từ khóa của dự án ghi nhận nhiều truy vấn liên quan như “tờ khai thuế GTGT”, “kê khai thuế GTGT”, “kỳ kê khai thuế GTGT”, “in tờ khai thuế GTGT” và “phụ lục điều chỉnh thuế GTGT”.
3.2. Tờ khai thuế TNCN
Tờ khai thuế thu nhập cá nhân được sử dụng trong các trường hợp phát sinh nghĩa vụ kê khai thuế TNCN theo quy định.
Đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công, việc kê khai thuế TNCN có thể gắn với hồ sơ khai thuế theo kỳ và hồ sơ quyết toán thuế.
3.3. Tờ khai thuế TNDN
Thuế thu nhập doanh nghiệp có các hồ sơ khai thuế và quyết toán theo quy định. Bộ từ khóa của dự án có riêng nhóm “lập tờ khai thuế TNDN”, “tờ khai quyết toán thuế TNDN”, “khấu trừ thuế TNDN”, “kết chuyển thuế TNDN” và “báo cáo quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp”.
3.4. Các tờ khai khác
Tùy hoạt động kinh doanh, người nộp thuế có thể phải thực hiện các nghĩa vụ kê khai khác. Do đó, không nên sử dụng một mẫu tờ khai cho tất cả các loại thuế.
>> Tham khảo: Hóa đơn GTGT là gì? Cập nhật quy định mới nhất năm 2026.
4. Tờ khai thuế được lập theo tháng, quý hay năm?
Kỳ kê khai phụ thuộc vào từng sắc thuế, đối tượng và điều kiện áp dụng.
Có thể gặp các hình thức:
- Kê khai theo tháng.
- Kê khai theo quý.
- Kê khai theo năm.
- Quyết toán theo năm.
- Khai theo từng lần phát sinh trong trường hợp pháp luật quy định.
Do đó, trước khi lập tờ khai, doanh nghiệp cần xác định kỳ tính thuế và kỳ kê khai tương ứng.
Đây là bước quan trọng bởi việc lựa chọn sai kỳ tính thuế có thể dẫn đến sai hồ sơ ngay từ đầu.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
5. Hồ sơ cần chuẩn bị trước khi lập tờ khai thuế
Để lập tờ khai chính xác, kế toán nên chuẩn bị dữ liệu từ nhiều nguồn thay vì chỉ nhập số liệu trực tiếp vào biểu mẫu.
Các tài liệu thường cần rà soát gồm:
- Hóa đơn điện tử đầu vào.
- Hóa đơn điện tử đầu ra.
- Chứng từ thanh toán.
- Sổ kế toán và bảng tổng hợp doanh thu.
- Chứng từ thuế đã nộp.
- Chứng từ khấu trừ thuế.
- Bảng lương và dữ liệu thu nhập nếu kê khai TNCN.
- Hồ sơ liên quan đến các khoản được khấu trừ, miễn hoặc giảm thuế nếu có.
- Tờ khai của các kỳ trước.
Việc đối chiếu hóa đơn điện tử với sổ kế toán và dữ liệu kê khai giúp phát hiện sớm những trường hợp như kê khai thiếu hóa đơn, kê khai trùng hoặc sai số tiền thuế.
>> Tham khảo: Trọn bộ hồ sơ khai thuế theo Thông tư 89/2026/TT-BTC mới nhất – Kèm biểu mẫu tải về.
6. Quy trình lập tờ khai thuế
Doanh nghiệp có thể xây dựng quy trình cơ bản gồm các bước sau:
Bước 1: Xác định loại thuế cần kê khai
Xác định doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh đang phát sinh nghĩa vụ thuế nào.
Bước 2: Xác định kỳ tính thuế
Kiểm tra kỳ kê khai là tháng, quý, năm hay trường hợp phát sinh.
Bước 3: Tổng hợp dữ liệu
Thu thập hóa đơn, chứng từ, doanh thu, chi phí và các dữ liệu liên quan.
Bước 4: Đối chiếu
So sánh số liệu trên sổ kế toán, hóa đơn điện tử, chứng từ và các kỳ trước.
Bước 5: Lập tờ khai
Nhập số liệu vào đúng mẫu tờ khai và phụ lục.
Bước 6: Kiểm tra
Kiểm tra các chỉ tiêu, phép tính và số thuế phải nộp.
Bước 7: Ký và gửi
Thực hiện ký điện tử và gửi hồ sơ theo phương thức được quy định.
Bước 8: Lưu hồ sơ
Lưu tờ khai, thông báo tiếp nhận/chấp nhận và tài liệu làm căn cứ kê khai.
>> Tham khảo: Thời điểm xuất hóa đơn điện tử.
7. Tờ khai thuế sai thì xử lý thế nào?
Trong quá trình kê khai, doanh nghiệp có thể phát hiện sai sót sau khi hồ sơ đã được gửi. Khi đó, cần xác định trường hợp cụ thể để thực hiện khai bổ sung hồ sơ khai thuế.
Theo tài liệu về Thông tư 89/2026/TT-BTC, từ ngày 01/7/2026, Mẫu số 01/KHBS được sử dụng để khai bổ sung trong các trường hợp thuộc phạm vi quy định. Mẫu này có các thông tin như kỳ tính thuế, loại tờ khai cần bổ sung, mã giao dịch điện tử, số lần khai bổ sung và các chỉ tiêu xác định nghĩa vụ thuế sau điều chỉnh.
7.1. Khai bổ sung thuế TNCN
Đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công, Thông tư 89/2026/TT-BTC có quy định riêng về khai bổ sung quyết toán thuế TNCN.
Theo tài liệu, khi khai bổ sung hồ sơ quyết toán TNCN của tổ chức, cá nhân trả thu nhập, người nộp thuế đồng thời phải khai bổ sung hồ sơ khai thuế của quý có sai sót tương ứng, không phân biệt đã nộp hay chưa nộp hồ sơ quyết toán.
7.2. Khai bổ sung thuế GTGT
Việc khai bổ sung thuế GTGT được xử lý tùy theo ảnh hưởng của sai sót.
Chẳng hạn, nếu việc khai bổ sung chỉ làm tăng số thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau, người nộp thuế lập hồ sơ khai bổ sung của kỳ có sai sót và kê khai số điều chỉnh vào chỉ tiêu tương ứng trên tờ khai của kỳ phát hiện sai sót.
Nếu sai sót làm tăng số thuế GTGT phải nộp, người nộp thuế phải xác định phần nghĩa vụ thuế tăng thêm và tiền chậm nộp nếu phát sinh.
>> Tham khảo: Hóa đơn thay thế.
8. Một số lỗi thường gặp khi lập tờ khai
Kế toán nên đặc biệt kiểm tra các lỗi sau:
- Chọn sai kỳ tính thuế.
- Sử dụng sai mẫu tờ khai.
- Nhập sai mã số thuế.
- Kê khai thiếu hóa đơn đầu vào hoặc đầu ra.
- Kê khai trùng hóa đơn.
- Nhập sai doanh thu.
- Tính sai số thuế phải nộp.
- Không đối chiếu với tờ khai kỳ trước.
- Không kiểm tra phụ lục đi kèm.
- Phát hiện sai sót nhưng không thực hiện khai bổ sung kịp thời.
Đối với doanh nghiệp có số lượng hóa đơn lớn, nên thực hiện đối chiếu dữ liệu hóa đơn điện tử trước khi khóa số liệu để lập tờ khai.
>> Tham khảo: Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.
9. Tờ khai thuế điện tử có lợi ích gì?
Việc thực hiện kê khai thuế điện tử giúp doanh nghiệp giảm phụ thuộc vào hồ sơ giấy và thuận tiện hơn trong quản lý chứng từ.
Một số lợi ích gồm:
- Có thể lập và gửi hồ sơ trực tuyến.
- Giảm thời gian xử lý hồ sơ.
- Dễ lưu trữ dữ liệu.
- Dễ tra cứu lịch sử kê khai.
- Thuận tiện đối chiếu tờ khai giữa các kỳ.
- Kết hợp với dữ liệu kế toán và hóa đơn điện tử.
Bộ từ khóa dự án cũng xác định các nhóm nội dung “kê khai thuế qua mạng”, “kê khai thuế điện tử”, “kê khai thuế trực tuyến” và “hệ thống kê khai thuế qua mạng”.
Kết luận
Tờ khai thuế là thành phần quan trọng trong hồ sơ khai thuế, giúp người nộp thuế xác định và cung cấp thông tin về nghĩa vụ thuế với cơ quan thuế. Việc lập tờ khai cần được thực hiện đúng loại thuế, đúng kỳ tính thuế, đúng mẫu biểu và dựa trên số liệu đã được kiểm tra, đối chiếu.
Đặc biệt trong năm 2026, người nộp thuế cần chú ý các quy định mới về khai bổ sung hồ sơ khai thuế. Tài liệu hiện có xác nhận từ ngày 01/7/2026, Mẫu số 01/KHBS được sử dụng cho việc khai bổ sung trong các trường hợp thuộc quy định của Luật Quản lý thuế, Nghị định 252/2026/NĐ-CP và Thông tư 89/2026/TT-BTC.
Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình tổng hợp dữ liệu → đối chiếu → lập tờ khai → kiểm tra → ký gửi → lưu hồ sơ, đồng thời rà soát và khai bổ sung khi phát hiện sai sót theo đúng quy định áp dụng.
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi