Tổng quan về mẫu hóa đơn điện tử có thể bạn chưa biết

Hóa đơn điện tử được đánh giá là giải pháp tối ưu cho Doanh nghiệp trong các vấn đề có liên quan đến hóa đơn. Trong bài viết này sẽ không đề cập đến lợi ích của hóa đơn điện tử mà thay vào đó chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về một khía cạnh nhỏ của loại hóa đơn này đó chính là mẫu hóa đơn điện tử. Bài viết sẽ tổng hợp những kiến thức tổng quan nhất về chủ đề này

1. Quy định về mẫu hóa đơn điện tử

Đối với hóa đơn điện tử hầu hết mọi vấn đề có liên quan đến nó đều được quy định cụ thể trong luật. Đối với mẫu HĐĐT cũng vậy. Vậy thế nào là 1 mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp?

Theo quy định tại Khoản 3, Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính đã quy định: Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:

• Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
• Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
• Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết

1.1 Nội dung trên mẫu của hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử được thể hiện bằng tiếng Việt có dấu, đúng chính tả. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

Tổ chức, doanh nghiệp kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in.

Có thể bạn đọc quan tâm: Sử dụng hóa đơn điện tử và vấn đề bảo mật thông tin doanh nghiệp

1.2 Ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử

Tại Điều 3 – Chương I của thông tư 68 đã có quy định rất rõ về các phần nội dung của hóa đơn, trong đó bao gồm quy định về mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử cụ thể

“a.2) Ký hiệu mẫu số hóa đơn

Ký hiệu mẫu số hóa đơn là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4 để phản ánh loại hóa đơn như sau:

• Số 1: Phản ánh loại Hóa đơn giá trị gia tăng.
• Số 2: Phản ánh loại Hóa đơn bán hàng.
• Số 3: Phản ánh loại Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử.
• Số 4: Phản ánh các loại hóa đơn khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều này.

a.3) Ký hiệu hóa đơn

Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Sáu (06) ký tự này được quy định như sau:

– Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K để thể hiện hóa đơn điện tử loại có mã của cơ quan thuế hoặc loại không có mã của cơ quan thuế trong đó: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

– Hai ký tự tiếp theo là 2 chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: Năm lập hóa đơn điện tử là năm 2019 thì thể hiện là số 19; năm lập hóa đơn điện tử là năm 2021 thì thể hiện là số 21.

– Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái được quy định là T hoặc D hoặc L hoặc M thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể:

Chữ T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
Chữ D: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng.
Chữ L: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
Chữ M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền.
– Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý, trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY.

– Tại bản thể hiện, ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn được thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn (hoặc ở vị trí dễ nhận biết).

– Ví dụ thể hiện các ký tự của ký hiệu mẫu hóa đơn và ký hiệu hóa đơn:

“1C21TAA” – là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2021 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
“2C21TBB” – là hóa đơn bán hàng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2021 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh ký sử dụng với cơ quan thuế.
“1C22LBB” – là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
“1K22TYY” – là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
“1K22DAA” – là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức bắt buộc do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng.
“3K22TAB” – là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử loại không có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là chứng từ điện tử có nội dung của hóa đơn điện tử do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.

Bên cạnh đó bạn đọc cũng có thể tìm hiểu thêm về các mẫu hóa đơn điện tử của E-invoice hoặc tìm hiểu về cách thiết kế mẫu hóa đơn điện tử mà hóa đơn điện tử xác thực đã đề cập đến trong một bài viết khác tại đây

2. Kết luận

Trên đây là một số kiến thức tổng quan về mẫu hóa đơn điện tử với hi vọng có thể mang lại cho bạn đọc những kiến thức hữu ích nhất. Nếu như bạn đọc đang quan tâm đến hóa đơn điện tử và phần mềm hóa đơn điện tử bạn có thể tìm đọc nhiều hơn những bài viết về chủ đề này tại địa chỉ website https://einvoice.vn/

Cảm ơn bạn đọc đã theo dõi bài viết này.